آموزش ChatGPT Work؛ راهنمای کامل اتوماسیون کارها با هوش مصنوعی

اگر تا امروز از ChatGPT بیشتر برای پرسش‌وپاسخ، تولید محتوا، ترجمه یا خلاصه‌سازی استفاده کرده‌اید، ChatGPT Work یک گام فراتر از این مدل تعامل است.

در این محیط، هدف فقط دریافت پاسخ نیست؛ بلکه می‌توانید یک هدف کاری را تعریف کنید و از هوش مصنوعی بخواهید اطلاعات موردنیاز را جمع‌آوری، فایل‌ها و منابع مرتبط را بررسی، مراحل کار را برنامه‌ریزی و در نهایت خروجی قابل استفاده‌ای مانند گزارش، فایل اکسل، ارائه، سند یا حتی یک وب‌اپلیکیشن تولید کند.

OpenAI، ChatGPT Work را به‌عنوان یک Agent برای انجام کارهای چندمرحله‌ای معرفی کرده که می‌تواند در صورت نیاز مدت بیشتری روی یک پروژه کار کند و وظیفه را به مراحل کوچک‌تر تقسیم کند. در این آموزش ChatGPT Work از تک ناک قرار است از مفاهیم پایه شروع کنیم و به قابلیت‌های پیشرفته برسیم.

ChatGPT Work چیست و چه کاربردی دارد؟

ChatGPT Work چیست؟ به زبان ساده، Work یک تجربه عامل‌محور در ChatGPT است که برای انجام کارهای پیچیده و چندمرحله‌ای طراحی شده است. در حالت عادی، شما یک سؤال می‌پرسید و پاسخ دریافت می‌کنید؛ اما در Work می‌توانید نتیجه‌ای را که می‌خواهید مشخص کنید و اجازه دهید سیستم برای رسیدن به آن نتیجه، اطلاعات را بررسی، مراحل کار را برنامه‌ریزی و ابزارهای لازم را به کار بگیرد.

برای مثال، می‌توان از آن خواست مجموعه‌ای از فایل‌ها را بررسی کند، داده‌های موجود را تحلیل کند و در نهایت یک گزارش مدیریتی یا فایل spreadsheet تحویل دهد. به همین دلیل، استفاده از ChatGPT Work بیشتر برای کارهایی معنا پیدا می‌کند که به چند مرحله، منابع مختلف و خروجی نهایی مشخص نیاز دارند.

کاربرد ChatGPT Work فقط به تحلیل متن محدود نیست. بر اساس معرفی رسمی OpenAI، این محیط می‌تواند با فایل‌ها، ابزارها و اپلیکیشن‌های کاری تعامل داشته باشد و خروجی‌هایی مانند اسناد، صفحات گسترده، ارائه‌ها، گزارش‌ها و Sites تولید کند.

همین ویژگی باعث شده اتوماسیون با ChatGPT Work برای فرایندهایی مانند تحقیق، تحلیل داده، تهیه گزارش، آماده‌سازی محتوای کاری و انجام وظایف تکرارشونده کاربرد داشته باشد. در واقع، Work را می‌توان نمونه‌ای از یک ایجنت هوش مصنوعی یا AI Agent دانست که به‌جای محدودشدن به یک پاسخ متنی، می‌تواند مجموعه‌ای از اقدامات را برای رسیدن به یک هدف دنبال کند.

ChatGPT Work چه تفاوتی با ChatGPT معمولی دارد؟

مهم‌ترین تفاوت ChatGPT Work و ChatGPT در نوع کاری است که از سیستم انتظار دارید. Chat معمولی برای پرسش‌های سریع، ایده‌پردازی، جست‌وجو، مکالمه و دریافت پاسخ طراحی شده است؛ در مقابل، Work یک تجربه عامل‌محور برای کارهای طولانی‌تر و چندمرحله‌ای است که می‌تواند یک هدف را دنبال کند و در پایان خروجی نهایی مانند سند، spreadsheet، ارائه، گزارش یا Site تحویل دهد.

به همین دلیل، در آموزش ChatGPT Work باید Work را بیشتر به‌عنوان یک محیط اجرای فرایند در نظر گرفت تا صرفاً یک چت‌بات. OpenAI نیز در مستندات رسمی، Chat را برای کمک‌های سریع و Work را برای کارهای چندمرحله‌ای و تولید خروجی نهایی تفکیک کرده است.

تفاوت دیگر به محیط اجرا و دسترسی به منابع مربوط می‌شود. در نسخه دسکتاپ، Work در صورت پشتیبانی پلن و تنظیمات Workspace می‌تواند با اجازه کاربر به فایل‌های محلی و برخی اپلیکیشن‌های دسکتاپ دسترسی داشته باشد؛ در نسخه وب و موبایل نیز پروژه‌ها، فایل‌ها و زمینه کاری را می‌توان برای انجام وظایف در اختیار Work قرار داد. بنابراین قابلیت‌های ChatGPT Work زمانی بیشترین ارزش را نشان می‌دهند که به‌جای پرسیدن «چطور این کار را انجام بدهم؟»، نتیجه‌ای مانند «این فایل‌ها را بررسی کن، داده‌ها را تحلیل کن و گزارش نهایی را آماده کن» تعریف کنید. این رویکرد، پایه اتوماسیون کارهای تکراری با ChatGPT و استفاده عملی از یک ایجنت هوش مصنوعی در فرایندهای روزمره است.

برای استفاده از ChatGPT Work به چه چیزهایی نیاز داریم؟

برای شروع کار با ChatGPT Work، ابتدا باید به یک حساب و پلنی دسترسی داشته باشید که Work را پشتیبانی کند. طبق مستندات فعلی OpenAI، Work برای پلن‌های واجد شرایط پولی در وب و موبایل ارائه می‌شود و در محیط‌های سازمانی مانند Enterprise و Edu نیز بسته به تنظیمات Workspace قابل فعال‌سازی است. در دسکتاپ نیز Work در نسخه جدید اپلیکیشن ChatGPT قرار گرفته و کاربر می‌تواند از منوی بالای برنامه بین ChatGPT و Codex جابه‌جا شود و سپس در داخل ChatGPT حالت Chat یا Work را انتخاب کند. بنابراین دسترسی به ChatGPT Work به پلن، محیط استفاده و در حساب‌های سازمانی به تنظیمات مدیر Workspace وابسته است.

از نظر سخت‌افزار، برای استفاده از ChatGPT Work در وب یا موبایل الزام خاصی وجود ندارد و می‌توانید کار را از مرورگر یا اپلیکیشن موبایل آغاز کنید. اگر بخواهید از امکانات گسترده‌تر دسکتاپ، فایل‌های محلی و قابلیت‌های مرتبط با کامپیوتر استفاده کنید، نصب اپلیکیشن دسکتاپ گزینه مناسب‌تری است. نکته مهم این است که Work در دسکتاپ می‌تواند به فایل‌های محلی دسترسی داشته باشد، اما این دسترسی باید با اجازه کاربر انجام شود و فایل‌ها و خروجی‌های محلی، طبق توضیحات OpenAI، روی همان کامپیوتر باقی می‌مانند مگر اینکه کاربر آنها را جابه‌جا یا به اشتراک بگذارد.

دسترسی به ChatGPT Work و پلن‌های پشتیبانی‌شده

در وضعیت فعلی، ChatGPT Work رایگان نیست و Work برای پلن‌های واجد شرایط پولی ارائه می‌شود. مستندات رسمی OpenAI اعلام می‌کنند که Work در وب و موبایل برای پلن‌های واجد شرایط در دسترس است و برای Workspaceهای Enterprise و Edu نیز می‌تواند با سیاست‌ها و کنترل‌های سازمانی فعال باشد. بنابراین نباید Work را با نسخه پایه ChatGPT یکسان دانست؛ داشتن حساب ChatGPT به‌تنهایی به معنی دسترسی قطعی به تمام قابلیت‌های Work نیست و نوع پلن و تنظیمات Workspace می‌تواند روی قابلیت‌های قابل استفاده تأثیر بگذارد.

در زمان بررسی این مقاله، OpenAI همچنین ساختار جدید دسکتاپ را برای Windows و macOS ارائه کرده است که ChatGPT، Work و Codex را در یک تجربه واحد کنار هم قرار می‌دهد. در این محیط، پروژه‌های قبلی ChatGPT نیز در بخش Projects قابل مشاهده هستند و می‌توان از داخل یک پروژه، یک گفت‌وگوی معمولی یا یک Work thread را با استفاده از context همان پروژه آغاز کرد. به همین دلیل اگر هدف شما اتوماسیون با ChatGPT Work و کار با پروژه‌ها و فایل‌های متعدد است، بهتر است پیش از شروع، محدودیت‌های پلن و دسترسی‌های Workspace خود را بررسی کنید.

نصب اپلیکیشن دسکتاپ ChatGPT Work در ویندوز

برای نصب ChatGPT Work در ویندوز، در عمل نیازی به دانلود یک نرم‌افزار مستقل با نام Work ندارید؛ Work در نسخه جدید ChatGPT Work دسکتاپ داخل اپلیکیشن ChatGPT قرار گرفته است. OpenAI اعلام کرده که اپلیکیشن دسکتاپ جدید روی Windows و macOS، Chat و Work را در بخش ChatGPT و Codex را در نمای جداگانه ارائه می‌کند. بنابراین بعد از نصب و ورود به حساب، کافی است از منوی بالای سمت چپ وارد ChatGPT شوید و از کلید بالای صفحه، Work را انتخاب کنید.

اگر قصد استفاده از ChatGPT Work برای ویندوز را دارید، بهتر است نسخه رسمی برنامه را دریافت و پس از ورود با همان حساب ChatGPT، دسترسی‌های موردنیاز را تأیید کنید. اپلیکیشن جدید علاوه بر Work، امکان کار با فایل‌های محلی و قابلیت‌های دسکتاپ را نیز فراهم می‌کند و مرورگر داخلی آن روی Windows و macOS می‌تواند برای بازکردن صفحات وب، ورود به سایت‌ها، دانلود فایل و انجام برخی فرایندهای تحت وب مورد استفاده قرار گیرد. در زمان انجام چنین کارهایی، OpenAI توصیه می‌کند حساب فعال و مجوز دسترسی به سایت را بررسی کنید و اطلاعات ورود را مستقیماً داخل مرورگر وارد کنید، نه در چت.

شروع کار با ChatGPT Work و ساخت اولین پروژه

برای شروع کار با ChatGPT Work، ابتدا وارد ChatGPT شوید و از بخش ChatGPT حالت Work را انتخاب کنید. در نسخه دسکتاپ جدید، Chat و Work در کنار Codex قرار گرفته‌اند و می‌توانید از منوی بالای برنامه بین آن‌ها جابه‌جا شوید. Work برای تحقیق، تحلیل اطلاعات و تولید خروجی‌هایی مانند سند، spreadsheet، ارائه، گزارش و Site طراحی شده است. اگر یک پروژه در ChatGPT Work داشته باشید، می‌توانید فایل‌ها، دستورالعمل‌ها و گفتگوهای مرتبط را در یک فضای مشخص نگه دارید تا هنگام انجام وظایف بعدی، زمینه کاری دوباره در اختیار سیستم باشد. OpenAI نیز Projects را فضاهایی برای نگهداری چت‌ها، فایل‌ها، دستورالعمل‌ها و context مرتبط با یک هدف مشخص معرفی می‌کند.

برای اینکه نتیجه بهتری بگیرید، بهتر است اولین پروژه را با یک هدف روشن ایجاد کنید و از همان ابتدا مشخص کنید خروجی مورد انتظار چیست، چه منابعی باید بررسی شوند و چه محدودیت‌هایی وجود دارد. برای مثال، اگر هدف شما تولید محتوای یک وب‌سایت است، می‌توانید یک پروژه برای «تقویم محتوایی سایت» ایجاد کنید، فایل‌های مربوط به کلمات کلیدی و مقالات قبلی را به آن بدهید و دستورالعملی برای لحن، ساختار و استانداردهای محتوا تعیین کنید. در ادامه، Work می‌تواند از همین context برای انجام وظایف چندمرحله‌ای استفاده کند؛ در نسخه دسکتاپ نیز پروژه‌های موجود ChatGPT در بخش Projects نمایش داده می‌شوند و می‌توانید از داخل پروژه، یک Chat یا Work thread جدید را با context همان پروژه شروع کنید.

بیشتر بخوانید: بهترین کیبورد گیمینگ در بازار ایران + راهنمای خرید

ساخت Project جدید در ChatGPT Work

برای ChatGPT Work Projects، ابتدا بخش Projects را در نوار کناری ChatGPT باز کنید و گزینه ایجاد پروژه جدید را انتخاب کنید. سپس یک نام مشخص و قابل تشخیص برای پروژه تعیین کنید؛ بهتر است نام، هدف پروژه را دقیقاً نشان دهد تا در پروژه‌های متعدد دچار سردرگمی نشوید. پس از ساخت، می‌توانید فایل‌ها، دستورالعمل‌های اختصاصی و گفتگوهای مرتبط را به همان پروژه اضافه کنید. این ساختار باعث می‌شود اطلاعات مربوط به یک فعالیت طولانی‌مدت در یک فضای مشترک باقی بماند و مجبور نباشید در هر گفت‌وگو زمینه کار را از ابتدا توضیح دهید.

در Projects در ChatGPT Work بهتر است دستورالعمل‌های پروژه را نیز دقیق تنظیم کنید. برای نمونه، در یک پروژه تحلیل فروش می‌توانید مشخص کنید که داده‌ها بر اساس ماه دسته‌بندی شوند، شاخص‌های کلیدی عملکرد استخراج شوند، موارد غیرعادی مشخص شوند و گزارش نهایی برای مدیران نوشته شود. سپس هر بار که یک فایل جدید اضافه می‌کنید، Work می‌تواند آن را در چارچوب همان هدف بررسی کند. البته باید میان Project و Work تفاوت قائل شد: Project اساساً فضای سازمان‌دهی context، فایل‌ها و گفتگوهاست، در حالی که Work تجربه عامل‌محوری است که از این context برای انجام یک کار چندمرحله‌ای و تولید خروجی نهایی استفاده می‌کند.

اضافه‌کردن فایل‌ها و پوشه‌ها به پروژه

یکی از مهم‌ترین قابلیت‌ها در آموزش ChatGPT Work، فراهم‌کردن منابعی است که عامل باید هنگام انجام کار به آن‌ها تکیه کند. در یک Project می‌توانید فایل‌های مرتبط را اضافه کنید و در نسخه دسکتاپ، در صورت پشتیبانی پلن و اعطای مجوز، Work می‌تواند به فایل‌ها و پوشه‌های محلی موردنیاز نیز دسترسی داشته باشد. OpenAI تأکید می‌کند که در استفاده از فایل‌های محلی باید فقط دسترسی به فایل‌هایی را بدهید که برای انجام همان وظیفه لازم هستند؛ فایل‌ها و خروجی‌های محلی نیز روی همان کامپیوتر باقی می‌مانند، مگر اینکه خودتان آن‌ها را جابه‌جا یا به اشتراک بگذارید.

این قابلیت برای اتصال پوشه به ChatGPT Work در سناریوهایی مانند مدیریت اسناد، تحلیل داده و کار با آرشیوهای کاری بسیار کاربردی است. برای مثال، می‌توانید پوشه‌ای شامل گزارش‌های ماهانه، فایل‌های Excel و PDFهای مالی را در اختیار Work قرار دهید و از آن بخواهید اطلاعات را استخراج و مقایسه کند. قابلیت آپلود فایل ChatGPT نیز از فرایندهایی مانند ترکیب اطلاعات چند فایل، تحلیل spreadsheet، استخراج اطلاعات از PDF، مقایسه اسناد و خلاصه‌سازی مقالات پشتیبانی می‌کند؛ بنابراین مدیریت فایل با ChatGPT می‌تواند از یک گفت‌وگوی ساده فراتر برود و به بخشی از یک فرایند تحلیلی تبدیل شود.

مدیریت و تحلیل فایل‌ها با ChatGPT Work

بعد از اضافه‌کردن منابع، می‌توانید از Work بخواهید فایل‌ها را به‌صورت ترکیبی بررسی کند. برای مثال، اگر چند گزارش PDF و یک spreadsheet در پروژه قرار داده باشید، می‌توان وظیفه‌ای تعریف کرد که اعداد مهم را از گزارش‌ها استخراج کند، داده‌های spreadsheet را با آن‌ها مقایسه کند، مغایرت‌ها را مشخص کند و در نهایت یک گزارش مدیریتی بسازد. این همان جایی است که مدیریت فایل با ChatGPT، تحلیل PDF با ChatGPT و ساخت گزارش با ChatGPT می‌توانند در یک گردش کار واحد قرار بگیرند. قابلیت رسمی File Upload نیز برای synthesis، transformation و extraction از انواع اسناد طراحی شده است.

برای نتیجه دقیق‌تر، دستور را به شکل یک هدف مشخص همراه با معیار خروجی بنویسید؛ مثلاً به‌جای اینکه فقط بگویید «این فایل‌ها را بررسی کن»، مشخص کنید «همه فایل‌ها را بررسی کن، شاخص‌های اصلی را استخراج کن، اختلاف‌های مهم را در یک جدول نشان بده و در پایان یک گزارش مدیریتی سه‌بخشی تهیه کن». Work می‌تواند چنین کار چندمرحله‌ای را برنامه‌ریزی کند و در صورت نیاز برای ادامه کار از شما سؤال بپرسد یا برای اقدامات مهم منتظر تأیید بماند. این شیوه استفاده، پایه‌ای برای اتوماسیون کارهای تکراری با ChatGPT است، زیرا هدف از ابتدا به‌عنوان یک فرایند کامل تعریف می‌شود، نه مجموعه‌ای از پرسش‌های جداگانه.

چگونه کارهای تکراری را با ChatGPT Work خودکار کنیم؟

یکی از مهم‌ترین کاربردهای اتوماسیون کارها با ChatGPT این است که وظایفی را که هر روز یا هر هفته با الگوی تقریباً یکسان انجام می‌دهید، به یک فرایند قابل تکرار تبدیل کنید. در ChatGPT Work می‌توانید هدف، فایل‌های مرجع، دستورالعمل‌ها و قالب خروجی را مشخص کنید و از Work بخواهید مراحل لازم را انجام دهد. برای مثال، می‌توان فرایندی تعریف کرد که گزارش‌های جدید را بررسی کند، داده‌های مهم را استخراج کند، تغییرات را با دوره قبل مقایسه کند و در نهایت یک گزارش مدیریتی یا spreadsheet آماده کند. OpenAI می‌گوید Work می‌تواند وظایف طولانی و چندمرحله‌ای را انجام دهد و یک پروژه را در صورت نیاز برای مدت طولانی دنبال کند؛ بنابراین کاربرد آن فراتر از تولید یک پاسخ متنی ساده است.

برای اجرای موفق اتوماسیون کارهای تکراری با ChatGPT، بهتر است ابتدا فرایند را به ورودی، مراحل پردازش و خروجی تقسیم کنید. مثلاً در فرایند هفتگی تحلیل فروش، فایل فروش ورودی است، محاسبه شاخص‌ها و شناسایی تغییرات مراحل پردازش هستند و داشبورد یا گزارش نهایی خروجی محسوب می‌شود. سپس باید دقیقاً مشخص کنید چه چیزهایی نباید تغییر کنند، چه فرمول‌ها یا ستون‌هایی اهمیت دارند و خروجی با چه قالبی ارائه شود. قابلیت تحلیل داده ChatGPT می‌تواند فایل‌های CSV و Excel را بررسی کند، جدول و نمودار بسازد و محاسبات و تحلیل‌های مبتنی بر Python انجام دهد؛ با این حال، OpenAI توصیه می‌کند نتایج، کد و فرضیات تحلیل قبل از استفاده نهایی بررسی شوند.

مرتب‌سازی و دسته‌بندی فایل‌ها با هوش مصنوعی

مرتب‌سازی فایل با هوش مصنوعی یکی از سناریوهای کاربردی Work در محیط دسکتاپ است. اگر پوشه‌ای حاوی اسناد، گزارش‌ها، تصاویر یا فایل‌های کاری دارید، می‌توانید یک پوشه محلی را در اختیار Work قرار دهید و مشخص کنید فایل‌ها بر اساس نوع، موضوع، تاریخ، پروژه یا سایر معیارهای مشخص بررسی شوند. در نسخه دسکتاپ، Work می‌تواند به فایل‌های موجود روی کامپیوتر دسترسی داشته باشد، اما باید دسترسی لازم را صریحاً اعطا کنید و فقط فایل‌هایی را در اختیار آن قرار دهید که برای وظیفه ضروری هستند. فایل‌ها و خروجی‌های محلی نیز روی همان کامپیوتر باقی می‌مانند، مگر اینکه خودتان آن‌ها را منتقل یا به اشتراک بگذارید.

برای دسته‌بندی فایل‌ها با ChatGPT می‌توانید قوانین مشخصی تعریف کنید؛ مثلاً اسناد مالی را در یک گروه، فایل‌های قرارداد را در گروهی دیگر و گزارش‌های ماهانه را بر اساس سال و ماه دسته‌بندی کنید. با این حال، بهتر است قبل از اجازه‌دادن به هرگونه تغییر در فایل‌های اصلی، از Work بخواهید ابتدا فهرست پیشنهادی تغییرات را تولید کند تا بتوانید آن را بررسی کنید. این رویکرد مخصوصاً برای آرشیوهای بزرگ مفید است، زیرا ChatGPT می‌تواند فایل‌های پشتیبانی‌شده را برای استخراج اطلاعات، مقایسه، خلاصه‌سازی و ترکیب داده‌ها تحلیل کند؛ اما فایل‌های بسیار بزرگ، پیچیده یا دارای ساختار نامناسب ممکن است نیازمند تقسیم‌شدن یا بررسی مرحله‌ای باشند.

تحلیل PDF و خلاصه‌سازی اسناد و مقالات

در تحلیل PDF با ChatGPT می‌توانید یک یا چند سند را در اختیار Work قرار دهید و به‌جای مطالعه دستی تمام صفحات، از آن بخواهید اطلاعات مشخصی را استخراج یا محتوای سند را تحلیل کند. برای مثال، می‌توان از Work خواست خلاصه مدیریتی یک گزارش را تهیه کند، نکات کلیدی را استخراج کند، ریسک‌ها و پرسش‌های باز را مشخص کند یا اطلاعات چند PDF را با یکدیگر مقایسه کند. قابلیت File Upload در ChatGPT برای فرایندهایی مانند synthesis، transformation و extraction طراحی شده و از استخراج موضوعات، مقایسه اسناد و خلاصه‌سازی پشتیبانی می‌کند.

برای خلاصه‌سازی مقاله با ChatGPT نیز بهتر است دستور را دقیق تنظیم کنید؛ مثلاً مشخص کنید خلاصه چند کلمه باشد، کدام بخش‌ها اهمیت بیشتری دارند و آیا باید نتیجه‌گیری، روش تحقیق، داده‌ها یا محدودیت‌های مقاله جداگانه گزارش شوند. در فایل‌های متنی و PDFهای استاندارد، ChatGPT می‌تواند محتوای سند را برای استخراج و تحلیل بررسی کند، اما در PDFهای اسکن‌شده یا جدول‌هایی که صرفاً به‌صورت تصویر ذخیره شده‌اند، استخراج دقیق اطلاعات ممکن است محدودیت داشته باشد. به همین دلیل اگر دقت عددی اهمیت زیادی دارد، استفاده از فایل ساختاریافته مانند Excel یا CSV معمولاً انتخاب مطمئن‌تری است.

ساخت فایل اکسل، گزارش و داشبورد با ChatGPT

یکی از قابلیت‌های مهم Work، ساخت فایل اکسل با ChatGPT و تولید خروجی‌های کاری از روی دستور و منابع موجود است. می‌توانید فایل مرجع را اضافه کنید و دقیقاً مشخص کنید چه sheetهایی، چه ستون‌هایی، چه فرمول‌هایی و چه نمودارهایی موردنیاز هستند. OpenAI اعلام کرده است که ChatGPT Work می‌تواند اسناد، spreadsheetها، ارائه‌ها، گزارش‌ها و تحلیل‌ها را ایجاد یا ویرایش کند و حتی در صورت وجود یک فایل نمونه، ساختار و قالب آن را برای خروجی جدید دنبال کند.

در همین فرایند، ساخت گزارش با ChatGPT می‌تواند از یک فایل داده خام تا یک خروجی مدیریتی کامل پیش برود. برای مثال، می‌توانید داده‌های فروش را در اختیار Work قرار دهید و از آن بخواهید داده‌ها را پاک‌سازی کند، شاخص‌های اصلی را محاسبه کند، روندها و موارد غیرعادی را پیدا کند و در نهایت یک گزارش همراه با نمودار تولید کند. قابلیت‌های تحلیل داده ChatGPT شامل خلاصه‌سازی ردیف‌ها و ستون‌ها، شناسایی روندها و outlierها، ایجاد جدول و نمودار و انجام محاسبات و تحلیل آماری است.

ساخت داشبورد با ChatGPT نیز می‌تواند بخشی از همین جریان کاری باشد؛ به‌خصوص زمانی که داده‌ها ساختار مشخصی داشته باشند و معیارهای موردنیاز از قبل تعریف شده باشند. با این حال، باید بین تولید یک فایل یا خروجی تحلیلی و یک داشبورد متصل به داده‌های زنده تفاوت قائل شد. برای پروژه‌های جدی، بهتر است منبع داده، دوره به‌روزرسانی، فرمول KPIها و نحوه نمایش شاخص‌ها را دقیق تعیین کنید و سپس خروجی تولیدشده را پیش از استفاده مدیریتی بررسی کنید. OpenAI نیز تأکید می‌کند که هنگام تحلیل داده، بررسی روش، خروجی و فرضیات اهمیت دارد و نباید نتایج تولیدشده را بدون کنترل انسانی به‌عنوان داده قطعی در نظر گرفت.

ساخت تقویم انتشار و مدیریت فرایندهای کاری

برای ساخت تقویم انتشار با ChatGPT می‌توانید اطلاعاتی مانند فهرست کلمات کلیدی، موضوعات، تاریخ‌های مهم، کانال‌های انتشار و محدودیت‌های تولید محتوا را در یک Project قرار دهید و از Work بخواهید بر اساس آن‌ها یک تقویم محتوایی ایجاد کند. برای مثال، می‌توان مشخص کرد که هر هفته چند مقاله منتشر شود، موضوعات بر اساس اولویت SEO مرتب شوند و هر محتوا یک کلیدواژه اصلی، چند کلیدواژه فرعی، تاریخ انتشار و وضعیت تولید داشته باشد. خروجی را نیز می‌توان در قالب spreadsheet یا سند ساختاریافته دریافت کرد؛ در Work، امکان ایجاد فایل از دستورالعمل، منابع و حتی یک template موجود فراهم شده است.

مزیت اصلی این روش زمانی مشخص می‌شود که تقویم انتشار به یک فرایند تکرارشونده تبدیل شود. به‌جای اینکه هر هفته از ابتدا درباره برنامه محتوا تصمیم بگیرید، می‌توانید یک Project حاوی دستورالعمل‌ها، فایل‌های مرجع و قالب خروجی داشته باشید و Work را برای اجرای مراحل مشخص هدایت کنید. همچنین Work می‌تواند وظایف را یک‌بار اجرا کند یا در صورت استفاده از قابلیت‌های زمان‌بندی و triggerها، آن‌ها را به فرایندهای تکرارشونده تبدیل کند؛ این موضوع زمینه را برای اجرای خودکار وظایف با ChatGPT فراهم می‌کند و در بخش Scheduled Tasks جزئی‌تر بررسی خواهد شد.

Scheduled Tasks در ChatGPT چیست و چگونه کار می‌کند؟

Scheduled Tasks در ChatGPT قابلیتی است که اجازه می‌دهد یک وظیفه را برای زمان مشخصی در آینده اجرا کنید یا آن را به‌صورت تکرارشونده تنظیم کنید. این وظایف می‌توانند یک‌باره یا دوره‌ای باشند و حتی می‌توانید از ChatGPT بخواهید به‌صورت دوره‌ای تغییرات مشخصی را بررسی کند و فقط زمانی که تغییر مهمی رخ داد به شما اطلاع دهد. در نسخه فعلی، صفحه Scheduled از نوار کناری ChatGPT در وب، موبایل و اپلیکیشن دسکتاپ در دسترس است و از همان بخش می‌توانید وظایف را ایجاد، مشاهده، ویرایش، متوقف یا حذف کنید.

نکته مهم در آموزش ChatGPT Work این است که Scheduled Tasks را نباید صرفاً یک سیستم یادآوری ساده در نظر گرفت. این قابلیت برای انجام کارهای برنامه‌ریزی‌شده مانند تهیه خلاصه‌های دوره‌ای، بررسی تغییرات، انجام تحلیل‌های تکرارشونده و ارسال اعلان طراحی شده است. برای مثال می‌توانید وظیفه‌ای تعریف کنید که هر روز یک خلاصه مشخص تهیه کند یا از ChatGPT بخواهید یک موضوع را بررسی کند و در صورت مشاهده تغییر معنادار، شما را مطلع سازد. در حال حاضر Tasks حداکثر یک‌بار در ساعت اجرا می‌شوند و تعداد وظایف فعال نیز بر اساس پلن متفاوت است؛ بنابراین زمان‌بندی تسک در ChatGPT برای فرایندهای دوره‌ای مناسب است، اما نباید آن را با یک سیستم event-driven یا webhook-based automation کامل اشتباه گرفت.

ساخت و زمان‌بندی یک Scheduled Task

برای ساخت یک Scheduled Task، می‌توانید مستقیماً از ChatGPT بخواهید کاری را در زمان مشخص انجام دهد؛ برای مثال: «هر دوشنبه ساعت ۹ صبح، یک خلاصه از اخبار حوزه هوش مصنوعی برای من آماده کن.» پس از ایجاد، وظیفه در صفحه Scheduled قابل مشاهده و مدیریت خواهد بود. در این بخش می‌توانید زمان اجرای بعدی را ببینید، وظیفه را ویرایش یا متوقف کنید و در صورت نیاز آن را دوباره فعال یا حذف کنید. OpenAI همچنین امکان تنظیم وظایف یک‌باره و تکرارشونده و بازه‌های زمانی منعطف‌تری مانند صبح، بعدازظهر یا شب را فراهم کرده است.

برای اجرای خودکار وظایف با ChatGPT بهتر است متن دستور را دقیق و قابل اندازه‌گیری بنویسید. مشخص‌کردن زمان، دفعات اجرا، هدف، منبع اطلاعات و قالب خروجی باعث می‌شود وظیفه رفتار قابل پیش‌بینی‌تری داشته باشد. برای مثال، به‌جای «اخبار فناوری را بررسی کن»، می‌توانید بگویید «هر روز ساعت ۸ صبح، مهم‌ترین تغییرات ۲۴ ساعت گذشته در حوزه هوش مصنوعی را بررسی کن و حداکثر پنج مورد را همراه با توضیح کوتاه گزارش بده». همچنین باید توجه داشت که اگر یک Task را داخل Project دارای فایل ایجاد کنید، آن Task به فایل‌های همان Project دسترسی نخواهد داشت؛ بنابراین برای وظایفی که به فایل‌های پروژه وابسته‌اند، این محدودیت را باید در طراحی فرایند در نظر بگیرید.

اجرای خودکار وظایف و تسک‌ها در پس‌زمینه

مفهوم اجرای تسک در پس‌زمینه در Scheduled Tasks به این معناست که لازم نیست هنگام فرارسیدن زمان اجرای وظیفه، همان لحظه داخل چت حضور داشته باشید. پس از ایجاد Task، ChatGPT آن را در زمان تعیین‌شده اجرا می‌کند و نتیجه را از طریق سیستم اعلان در اختیار شما قرار می‌دهد. اعلان‌ها را می‌توان از تنظیمات Notifications مدیریت کرد و بسته به پلتفرم، اعلان Push یا ایمیل دریافت کرد. این ویژگی برای گزارش‌های دوره‌ای، یادآوری‌ها و پایش تغییرات کاربرد زیادی دارد.

با این حال، Scheduled Tasks در ChatGPT محدودیت‌هایی دارند که در طراحی اتوماسیون باید جدی گرفته شوند. Tasks نمی‌توانند بیشتر از یک‌بار در ساعت اجرا شوند و برخی قابلیت‌ها مانند Voice Chat و GPTها در Tasks پشتیبانی نمی‌شوند. همچنین اگر یک Task برای مدت مشخصی بدون استفاده بماند، ممکن است به‌طور خودکار متوقف شود و اگر گفت‌وگوی مرتبط با آن را حذف کنید، Task نیز متوقف خواهد شد. بنابراین Scheduled Tasks برای کارهای برنامه‌ریزی‌شده و دوره‌ای مناسب‌اند، اما برای گردش‌کارهایی که به trigger لحظه‌ای، webhook یا اجرای فوری در واکنش به یک رویداد نیاز دارند، باید سراغ ابزارهای تخصصی‌تر رفت.

اتصال ChatGPT Work به سرویس‌ها و ابزارهای کاری

یکی از مهم‌ترین بخش‌های اتوماسیون با ChatGPT Work، اتصال ChatGPT به ابزارهایی است که اطلاعات و فرایندهای روزانه شما در آن‌ها قرار دارند. OpenAI اکنون این قابلیت‌ها را در قالب Apps و Plugins ارائه می‌کند؛ Apps امکان اتصال ChatGPT به سرویس‌های خارجی برای جست‌وجو، دریافت اطلاعات و در برخی موارد انجام اقدامات را فراهم می‌کنند. برای شروع اتصال یک سرویس، معمولاً باید از بخش Settings → Apps وارد دایرکتوری برنامه‌ها شوید، سرویس موردنظر را انتخاب کنید و فرایند احراز هویت و اعطای مجوز را تکمیل کنید. در محیط‌های سازمانی، مدیر Workspace می‌تواند تعیین کند کدام برنامه‌ها در اختیار کاربران قرار بگیرند و چه اقداماتی اجازه اجرا داشته باشند.

مزیت این اتصال زمانی مشخص می‌شود که ChatGPT بتواند به‌جای کارکردن با فایل‌های جداگانه، مستقیماً از context کاری شما استفاده کند. برای مثال، اتصال Google Drive می‌تواند امکان جست‌وجو و استفاده از فایل‌های سازمانی را فراهم کند و اتصال‌هایی مانند Slack یا Microsoft Teams می‌توانند برای پیدا کردن پیام‌ها، گفتگوها و اطلاعات مرتبط با یک پروژه مورد استفاده قرار بگیرند. با این حال، دسترسی به هر سرویس به پلن، منطقه، نوع Workspace و تنظیمات مدیر بستگی دارد؛ برای نمونه، در برخی مناطق و پلن‌ها محدودیت‌هایی برای Slack وجود دارد و بعضی قابلیت‌های Microsoft Teams نیز نیازمند تأیید مجوزهای Microsoft Entra توسط مدیر سازمان هستند.

اتصال Gmail، Slack و Microsoft Teams به ChatGPT

برای اتصال Gmail به ChatGPT می‌توانید از بخش Settings → Apps، برنامه Google مربوط به Gmail را متصل و فرایند OAuth را تکمیل کنید. پس از اعطای مجوز، ChatGPT می‌تواند در محدوده مجوزهای حساب شما به اطلاعات Gmail دسترسی پیدا کند و در سناریوهای پشتیبانی‌شده از آن برای یافتن پیام‌ها، استخراج اطلاعات و انجام برخی اقدامات استفاده کند. OpenAI همچنین اعلام کرده است که Gmail در کنار Google Calendar، Google Contacts و سایر سرویس‌های Google در مجموعه Google apps قرار گرفته و برخی اقدامات جدید نیازمند مجوزهای OAuth اضافی هستند؛ بنابراین در حساب‌های سازمانی، مدیر Google Workspace باید سیاست‌های دسترسی و scopeهای موردنیاز را بررسی کند.

اتصال Slack به ChatGPT نیز امکان جست‌وجو و پرسش درباره پیام‌ها، threadها و channelهای Slack را فراهم می‌کند و در صورت فعال‌بودن Actions، برخی عملیات مانند ایجاد reminder، ارسال پیام یا آپلود فایل نیز امکان‌پذیر است. در Microsoft Teams نیز ChatGPT می‌تواند پیام‌ها و کانال‌هایی را که کاربر به آن‌ها دسترسی دارد جست‌وجو کند و در صورت فعال‌شدن Actions، اقداماتی مانند ایجاد chat یا channel، ارسال پیام و کار با Planner را انجام دهد. در محیط‌های سازمانی، مدیران می‌توانند تعیین کنند Actions به‌صورت کامل، فقط خواندنی یا به‌صورت سفارشی فعال باشند.

اتصال Google Drive و SharePoint به ChatGPT

اتصال Google Drive به ChatGPT برای سازمان‌هایی که حجم زیادی از اسناد، spreadsheetها و فایل‌های کاری خود را در Google Workspace نگهداری می‌کنند، اهمیت زیادی دارد. در مدل Sync، فایل‌های انتخاب‌شده از قبل index می‌شوند تا ChatGPT بتواند سریع‌تر و دقیق‌تر در میان اطلاعات جست‌وجو کند. OpenAI اعلام کرده است که Google Drive اکنون دسترسی به Google Docs، Sheets و Slides را نیز در قالب همان Google Drive app یکپارچه می‌کند. بسته به نوع پلن، می‌توان اتصال را به‌صورت کاربرمحور یا با مدیریت ادمین Workspace پیکربندی کرد و در حالت سازمانی حتی محدوده Shared Driveهای قابل دسترسی را تعیین کرد.

اتصال SharePoint به ChatGPT نیز برای سازمان‌هایی که اسناد و داده‌های داخلی خود را در اکوسیستم Microsoft نگهداری می‌کنند کاربرد دارد. SharePoint app می‌تواند فایل‌ها و داده‌های موجود را جست‌وجو و در پاسخ‌ها استفاده کند و در پلن‌های واجد شرایط، Sync امکان indexکردن محتوا را برای بازیابی سریع‌تر فراهم می‌کند. نکته مهم برای سطح دسترسی ChatGPT Work این است که در حالت سازمانی، ChatGPT می‌تواند از RBAC و مجوزهای موجود SharePoint استفاده کند تا هر کاربر فقط به محتوایی دسترسی داشته باشد که در SharePoint نیز مجاز به مشاهده آن است. مدیران Enterprise/Edu همچنین می‌توانند دامنه سایت‌ها یا پوشه‌های قابل Sync را کنترل کنند.

بیشتر بخوانید: راهنمای کامل خرید و فروش خودرو + استراتژی‌ها و نکات مهم معامله خودرو

اتصال CRM و سایر سرویس‌های سازمانی

اتصال CRM به ChatGPT می‌تواند ChatGPT را به یک لایه تحلیلی و عملیاتی روی اطلاعات مشتریان تبدیل کند. بسته به CRM و برنامه‌ای که در ChatGPT فعال می‌شود، می‌توان اطلاعات مشتری، سوابق تعاملات، فرصت‌های فروش یا داده‌های مرتبط با حساب‌ها را جست‌وجو و برای تحلیل، گزارش‌سازی و تهیه خلاصه مورد استفاده قرار داد. OpenAI در فهرست Apps با Sync، سرویس‌هایی مانند Pipedrive، Zoho CRM، Intercom و Salesforce را در کنار ابزارهای مدیریت پروژه و پشتیبانی فهرست کرده است؛ البته قابلیت‌های دقیق هر اتصال یکسان نیست و باید Actions و سطح دسترسی هر App جداگانه بررسی شود.

در محیط سازمانی، اتصال CRM فقط مسئله «وصل‌کردن حساب» نیست و باید معماری دسترسی نیز مشخص شود. مدیر Workspace می‌تواند تعیین کند کدام کاربران یا گروه‌ها به App دسترسی داشته باشند و چه اقداماتی مجاز باشند؛ در برخی سرویس‌ها نیز احراز هویت کاربر و مجوزهای سیستم مقصد باید جداگانه تأیید شوند. بنابراین اگر هدف شما ChatGPT Work برای تیم‌ها است، بهتر است پیش از فعال‌سازی یک CRM یا سرویس سازمانی، فهرستی از داده‌های موردنیاز، عملیات مجاز، کاربران مجاز و سطح دسترسی هر نقش تهیه کنید. این روش ریسک دسترسی بیش‌ازحد را کاهش می‌دهد و امکان استفاده کنترل‌شده از ChatGPT در فرایندهای واقعی سازمان را فراهم می‌کند.

Plugins و Skills در ChatGPT Work چه کاربردی دارند؟

در ساختار جدید ChatGPT، Plugins در ChatGPT نقش یک بسته برای یک گردش‌کار مشخص را دارند و دیگر نباید آن‌ها را صرفاً افزونه‌هایی قدیمی برای اضافه‌کردن یک قابلیت کوچک به چت در نظر گرفت. طبق مستندات فعلی OpenAI، از ۹ ژوئیه ۲۰۲۶ دایرکتوری Apps به Plugin Directory منتقل شده و یک Plugin می‌تواند شامل یک یا چند Skill، App و App Template باشد. App وظیفه اتصال ChatGPT به داده‌ها، ابزارها و اقدامات خارجی را بر عهده دارد، در حالی که Skill دستورالعمل و منطق تکرارپذیر اجرای یک کار را مشخص می‌کند. به همین دلیل، ترکیب Plugin و Skill می‌تواند یک فرایند چندمرحله‌ای را به شکل استاندارد در اختیار ChatGPT Work قرار دهد.

در عمل، Skills در ChatGPT Work زمانی ارزش بیشتری پیدا می‌کنند که یک کار را بارها با استاندارد مشابه انجام می‌دهید. برای مثال، اگر هر هفته باید گزارش فروش تولید شود، می‌توانید یک Skill بسازید که مراحل دریافت داده، پاک‌سازی، محاسبه KPIها، تولید نمودار، نوشتن خلاصه مدیریتی و کنترل نهایی را مشخص کند. سپس ChatGPT می‌تواند در زمان مناسب Skill مربوط را به‌صورت خودکار به کار بگیرد یا کاربر آن را به‌صورت مستقیم انتخاب کند. OpenAI Skills را workflowهای قابل استفاده مجدد و قابل اشتراک‌گذاری معرفی می‌کند که برای کارهای چندمرحله‌ای، قالب‌های ثابت و فرایندهایی که به اجرای منظم نیاز دارند مناسب هستند.

تفاوت Plugins و Skills در ChatGPT

تفاوت اصلی Plugins و Skills در ChatGPT را می‌توان به تفاوت «ابزار و اتصال» با «روش انجام کار» تشبیه کرد. Skill به ChatGPT می‌گوید یک وظیفه مشخص را چگونه و با چه مراحلی انجام دهد؛ برای مثال، یک Skill می‌تواند دستورالعمل استاندارد تهیه گزارش ماهانه را در خود داشته باشد. در مقابل، Plugin یک بسته بزرگ‌تر است که می‌تواند همین Skill را همراه با Appها و App Templateهای موردنیاز در اختیار ChatGPT قرار دهد. بنابراین ممکن است یک Plugin چند Skill داشته باشد و هر Skill نیز از Appهای متصل برای دریافت اطلاعات یا اجرای عملیات استفاده کند.

این معماری برای اتوماسیون با ChatGPT Work اهمیت زیادی دارد، زیرا می‌توان بخش‌های مختلف یک فرایند را از یکدیگر جدا کرد. برای نمونه، یک Plugin سازمانی می‌تواند به CRM، Google Drive و Slack متصل باشد و در کنار آن چند Skill برای گزارش فروش، خلاصه‌سازی جلسات و پیگیری مشتریان داشته باشد. در این مدل، App داده و قابلیت عملیاتی را فراهم می‌کند، Skill روش استاندارد انجام کار را تعریف می‌کند و Plugin این اجزا را برای یک Workflow مشخص کنار هم قرار می‌دهد. OpenAI نیز تأکید می‌کند که Pluginها می‌توانند چند Skill و App را در یک بسته کاری ترکیب کنند و دسترسی به Appهای داخل Plugin همچنان تحت کنترل مجوزهای همان App و Workspace باقی می‌ماند.

فایل SKILL.md چیست و چه کاربردی دارد؟

فایل SKILL.md در واقع playbook یا دستورالعمل اجرایی یک Skill است. این فایل یک سند متنی مبتنی بر Markdown است که مشخص می‌کند Skill چه کاری انجام می‌دهد، چه ورودی‌هایی نیاز دارد، مراحل انجام وظیفه چیست، خروجی باید چه ساختاری داشته باشد و پیش از نهایی‌شدن چه کنترل‌هایی باید انجام شود. به همین دلیل، SKILL.md را می‌توان هسته منطقی یک Skill دانست. OpenAI اعلام کرده است که Skills از استاندارد باز Agent Skills پیروی می‌کنند و همین موضوع باعث می‌شود Skillها قابلیت انتقال و استفاده مجدد در محصولات و ابزارهای سازگار را داشته باشند.

برای مثال، فرض کنید می‌خواهید یک Skill برای تولید مقاله SEO بسازید. در فایل SKILL.md می‌توانید مشخص کنید که ابتدا کلمه کلیدی اصلی شناسایی شود، سپس ساختار هدینگ‌ها بررسی شود، منابع معتبر جمع‌آوری شوند، مقاله طبق قالب مشخص نوشته شود و در پایان چک‌لیستی برای بررسی تکرار کلمات کلیدی و ساختار محتوا اجرا شود. این روش باعث می‌شود به‌جای اینکه هر بار تمام دستورالعمل را در Prompt تکرار کنید، یک Workflow استاندارد داشته باشید که ChatGPT بتواند دوباره از آن استفاده کند. OpenAI همچنین امکان ساخت Skill مستقیماً از طریق گفت‌وگو، ویرایش آن در Skill Editor یا آپلود فایل Skill از کامپیوتر را فراهم کرده است؛ در Workspaceهای سازمانی، مدیران نیز می‌توانند نصب، آپلود، اشتراک‌گذاری و انتشار Skills را کنترل کنند.

ساخت سایت و وب‌اپ با ChatGPT Work

یکی از قابلیت‌های مهم ChatGPT Work امکان ساخت وب‌اپ با ChatGPT بدون نیاز به شروع پروژه از صفر در یک محیط توسعه سنتی است. در نسخه فعلی، OpenAI قابلیت ChatGPT Sites را برای ساخت، پیش‌نمایش، ویرایش، انتشار و اشتراک‌گذاری وب‌سایت‌های تعاملی و اپلیکیشن‌های سبک ارائه کرده است. در Work می‌توانید هدف، محتوای موردنیاز، فایل‌ها، داده‌ها، لینک‌ها و محدودیت‌های طراحی را در یک Prompt توضیح دهید و ChatGPT نسخه اولیه را تولید کند. سپس می‌توانید نتیجه را در Preview بررسی کرده و با درخواست‌های بعدی، ظاهر، ساختار یا عملکرد آن را اصلاح کنید. این قابلیت برای ساخت داشبورد، Project Tracker، تقویم انتشار، Prototype، پورتال داخلی و گزارش‌های تعاملی کاربرد دارد.

فرایند ساخت وب‌اپ بدون کدنویسی نیز تقریباً بر همین اساس انجام می‌شود؛ یعنی به‌جای نوشتن دستی HTML، CSS و JavaScript، نیازمندی‌های محصول را به زبان طبیعی توضیح می‌دهید و Work مراحل ساخت را انجام می‌دهد. برای مثال می‌توانید بگویید «یک داشبورد فروش بساز که اطلاعات این فایل Excel را نمایش دهد، امکان فیلتر بر اساس ماه و محصول داشته باشد و سه KPI اصلی را در بالای صفحه نشان دهد». سپس Preview را بررسی کرده و اصلاحات را مرحله‌به‌مرحله درخواست کنید. با این حال، «بدون کدنویسی» به معنی بدون نیاز به بررسی فنی نیست؛ اگر وب‌اپ قرار است داده حساس، احراز هویت، پرداخت یا اطلاعات سازمانی داشته باشد، باید دسترسی‌ها، منطق برنامه و امنیت خروجی پیش از انتشار بررسی شوند. OpenAI نیز برای Sites امکاناتی مانند Preview، نسخه‌بندی، کنترل دسترسی و مدیریت انتشار را در نظر گرفته است.

ساخت وب‌اپ بدون کدنویسی با ChatGPT

برای ساخت وب‌اپ بدون کدنویسی با ChatGPT بهتر است Prompt اولیه را مانند یک سند نیازمندی محصول بنویسید. مشخص کنید وب‌اپ چه هدفی دارد، کاربران چه کسانی هستند، چه صفحه‌هایی لازم است، چه داده‌هایی نمایش داده شوند، چه تعاملاتی وجود داشته باشد و خروجی نهایی چه شکلی باشد. OpenAI در راهنمای Sites توصیه می‌کند هنگام شروع، محتوا، فایل‌ها، داده‌ها، لینک‌ها و محدودیت‌هایی را که باید در ساخت سایت رعایت شوند در اختیار ChatGPT قرار دهید. همچنین می‌توانید با قرار دادن @Sites در Prompt، ساخت Site را به‌طور مشخص فعال کنید.

پس از ایجاد نسخه اولیه، مرحله مهم بازبینی و اصلاح آغاز می‌شود. می‌توانید از ChatGPT بخواهید رنگ‌بندی، چیدمان، ساختار صفحات، فرم‌ها، نمودارها یا منطق تعاملات را تغییر دهد و سپس Preview جدید را بررسی کنید. برای مثال، یک کاربر می‌تواند ابتدا یک داشبورد مالی بسازد، سپس درخواست کند فیلتر زمانی اضافه شود، کارت‌های KPI تغییر کنند و نمودار مقایسه‌ای ماهانه به صفحه اضافه شود. در نسخه فعلی، Sites امکان ذخیره نسخه قبل از انتشار را نیز فراهم می‌کند تا تغییرات را بررسی کنید و سپس نسخه تأییدشده را Deploy کنید؛ هر URL تولیدشده برای Deployment یک URL عملیاتی محسوب می‌شود.

ChatGPT Sites چیست و چه کاربردی دارد؟

ChatGPT Sites چیست؟ در ساده‌ترین تعریف، Sites قابلیت ChatGPT برای تبدیل یک ایده، مجموعه داده یا خروجی کاری به یک وب‌سایت تعاملی یا وب‌اپلیکیشن سبک است. طبق مستندات OpenAI، می‌توانید در Work روی وب یا در Work و Codex اپلیکیشن دسکتاپ از آن استفاده کنید و با توصیف چیزی که می‌خواهید، یک Site ایجاد کنید. نمونه‌های رسمی شامل داشبوردها، Project Trackerها، تقویم‌های Launch، Prototypeها، پورتال‌های داخلی و گزارش‌ها هستند. بنابراین ChatGPT Sites را می‌توان حلقه‌ای میان تولید محتوا و اجرای واقعی یک خروجی تعاملی دانست؛ به‌جای اینکه فقط یک گزارش متنی دریافت کنید، می‌توانید همان اطلاعات را در قالب یک محیط قابل استفاده ارائه کنید.

کاربرد دیگر Sites، تبدیل خروجی‌های موقتی به یک محیط قابل اشتراک است. برای مثال، تیم بازاریابی می‌تواند یک ساخت داشبورد با ChatGPT را به یک Site تبدیل کند که شاخص‌های کمپین، وضعیت محتوا و برنامه انتشار را در یک صفحه نمایش دهد؛ یا تیم محصول می‌تواند یک Prototype داخلی برای بررسی ایده جدید بسازد. البته دسترسی به Sites به پلن و منطقه بستگی دارد و وضعیت عرضه آن در حال تغییر است؛ برای نمونه، مستندات OpenAI در حال حاضر اعلام می‌کنند که Sites در منطقه اقتصادی اروپا (EEA)، سوئیس و بریتانیا هنوز در دسترس نیست. بنابراین حتی اگر قابلیت در حساب یا Workspace دیگری فعال باشد، ممکن است در حساب شما نمایش داده نشود.

کنترل ChatGPT Work با صدا و از راه دور

یکی از قابلیت‌های جدید ChatGPT Voice این است که Voice دیگر فقط برای گفت‌وگوی معمولی با ChatGPT استفاده نمی‌شود و در نسخه دسکتاپ می‌تواند با Work و Codex نیز تعامل داشته باشد. در اپلیکیشن دسکتاپ Windows و macOS، پس از انتخاب Work می‌توانید Voice را فعال کنید، مجوز میکروفون و در صورت نیاز مجوزهای مرتبط با Screen & Audio Recording و Accessibility را بدهید و سپس به‌صورت صوتی وظیفه موردنظر را توضیح دهید. Voice در Work می‌تواند برای شروع یک Task، بررسی پیشرفت آن، تغییر مسیر کار یا هماهنگ‌کردن چند Agent استفاده شود؛ بنابراین کنترل ChatGPT با صدا در این حالت بیشتر شبیه مدیریت یک دستیار کاری عامل‌محور است تا یک مکالمه صوتی ساده.

در نسخه‌های جدید، Voice در Work و Codex می‌تواند هنگام ادامه اجرای کار در پس‌زمینه نیز وضعیت کار را به کاربر اعلام کند. برای مثال، می‌توانید با صدا از Work بخواهید یک پروژه را شروع کند، سپس درباره وضعیت آن سؤال کنید یا در میانه اجرا دستور جدیدی برای تغییر اولویت یا مسیر انجام کار بدهید. این قابلیت برای کاربرانی که دائماً بین چند پروژه و Task جابه‌جا می‌شوند، مفید است؛ زیرا لازم نیست برای هر تغییر کوچک دوباره Prompt طولانی تایپ کنند. در عین حال، باید توجه داشت که Voice مستقل Work و Codex در حال حاضر روی وب و موبایل ارائه نمی‌شود و تجربه کامل آن به اپلیکیشن دسکتاپ macOS و Windows وابسته است؛ در iOS امکان Remote Access جفت‌شده نیز ارائه شده است.

استفاده از ChatGPT Voice برای انجام کارها

برای استفاده از ChatGPT Voice برای انجام کارها ابتدا اپلیکیشن دسکتاپ ChatGPT را باز کنید، وارد Work شوید و کنترل Voice را انتخاب کنید. پس از فعال‌شدن میکروفون، می‌توانید هدف خود را به زبان طبیعی بیان کنید؛ مثلاً بگویید «این پروژه را بررسی کن، فایل‌های جدید را تحلیل کن و گزارش وضعیت را آماده کن». Voice می‌تواند درخواست شما را به Work منتقل کند و Work نیز با استفاده از ابزارها، فایل‌ها، Project context و مجوزهای موجود، اجرای وظیفه را آغاز کند. OpenAI تأکید می‌کند که Voice در Work از همان ابزارها و Permissionهایی استفاده می‌کند که برای تجربه Work در دسترس هستند؛ بنابراین Voice به‌تنهایی سطح دسترسی جدیدی ایجاد نمی‌کند.

مزیت اصلی Voice در این سناریو، امکان مدیریت ChatGPT از راه دور و تعامل سریع‌تر با Taskهای در حال اجراست. طبق مستندات OpenAI، کاربر می‌تواند از Voice برای شروع، اولویت‌بندی، متوقف‌کردن یا تغییر مسیر وظایف استفاده کند و حتی چند Agent، گفت‌وگوی فعال و Project را هماهنگ کند. همچنین می‌توان وضعیت کار را از طریق به‌روزرسانی صوتی یا روی صفحه دنبال کرد و در صورت مسدودشدن یا تکمیل وظیفه، از وضعیت آن مطلع شد. البته دسترسی به این قابلیت به پلن، Workspace و تنظیمات مدیر بستگی دارد و در محیط‌های سازمانی ممکن است مدیر Workspace استفاده از Voice یا برخی مدل‌ها را محدود کرده باشد.

ChatGPT Remote چیست و چه کاربردی دارد؟

اصطلاح ChatGPT Remote را باید با دقت استفاده کرد، زیرا در مستندات رسمی فعلی OpenAI، قابلیت مرتبط با این مفهوم بیشتر با عنوان paired iOS remote access برای Voice در Work و Codex توضیح داده شده است، نه به‌عنوان یک محصول مستقل با نام ChatGPT Remote. در این مدل، Work و Codex روی اپلیکیشن دسکتاپ Windows یا macOS اجرا می‌شوند و یک دستگاه iOS جفت‌شده می‌تواند برای دسترسی از راه دور به تجربه Voice مورد استفاده قرار گیرد. بنابراین اگر در آموزش‌ها یا مطالب اینترنتی با عنوان ChatGPT Remote مواجه شدید، بهتر است آن را با یک اپلیکیشن مستقل برای کنترل کامل کامپیوتر اشتباه نگیرید.

کاربرد این قابلیت زمانی بیشتر مشخص می‌شود که یک Task طولانی روی کامپیوتر در حال اجرا باشد و بخواهید بدون نشستن مداوم پشت سیستم، وضعیت آن را بررسی یا دستور جدیدی صادر کنید. برای نمونه، می‌توانید Work را روی دسکتاپ برای تحلیل مجموعه‌ای از اسناد یا اجرای یک پروژه فعال کنید و سپس از طریق تجربه Remote پشتیبانی‌شده، پیشرفت کار را بررسی یا از Agent بخواهید اولویت یک Task را تغییر دهد. با این حال، مدیریت ChatGPT از راه دور به معنی دسترسی نامحدود به تمام امکانات کامپیوتر نیست؛ هر اقدام همچنان به ابزارهای فعال، مجوزهای Workspace، سطح دسترسی سیستم‌عامل و Permissionهایی که کاربر قبلاً داده است وابسته خواهد بود.

سطح دسترسی و امنیت در ChatGPT Work چگونه مدیریت می‌شود؟

امنیت در ChatGPT Work اهمیت بیشتری از یک چت معمولی دارد، زیرا Work می‌تواند در صورت فعال‌بودن ابزارها و مجوزهای لازم، با فایل‌ها، برنامه‌های متصل و سرویس‌های خارجی تعامل داشته باشد و بعضی اقدامات را از طرف کاربر انجام دهد. در نتیجه، OpenAI برای Apps و Agentها سیستم‌های Permission و Approval در نظر گرفته است. در حساب‌های شخصی می‌توان تعیین کرد ChatGPT همیشه قبل از اقدام اجازه بگیرد، فقط هنگام ایجاد تغییر تأیید بخواهد یا برخی اقدامات کم‌خطر را بدون پرسش انجام دهد؛ در Workspaceهای سازمانی نیز مدیران می‌توانند دسترسی Work، Apps و سایر قابلیت‌ها را از طریق تنظیمات Workspace و RBAC کنترل کنند. بنابراین امنیت ChatGPT Work فقط به مدل هوش مصنوعی وابسته نیست و ترکیبی از مجوزهای حساب، Workspace، App و خود سیستم مقصد است.

برای مدیریت صحیح سطح دسترسی ChatGPT Work بهتر است اصل حداقل دسترسی را رعایت کنید؛ یعنی فقط ابزار، فایل و سرویسی را فعال کنید که برای انجام همان وظیفه ضروری است. اتصال یک App به ChatGPT به‌خودی‌خود دسترسی جدیدی به داده‌های آن سرویس ایجاد نمی‌کند و مجوزهای App و حساب متصل همچنان تعیین می‌کنند چه اطلاعات و اقداماتی در دسترس باشند. در محیط‌های سازمانی نیز مدیر می‌تواند دسترسی کاربران یا نقش‌ها را محدود کند و حتی Appها را فقط در حالت خواندنی یا با تأیید برای اقدامات نوشتاری فعال کند. این موضوع مخصوصاً برای Gmail، CRM، فایل‌های سازمانی و سرویس‌هایی که اطلاعات حساس دارند اهمیت دارد.

حالت Ask for approval

در حالت Ask for approval، ChatGPT پیش از انجام اقدام موردنظر یک کارت تأیید نمایش می‌دهد و کاربر می‌تواند جزئیات عملیات را بررسی و سپس اجازه یا عدم اجازه اجرای آن را مشخص کند. این مدل برای کارهایی مناسب است که ممکن است پیام ارسال کنند، اطلاعاتی را تغییر دهند، فایلی را جابه‌جا کنند یا در یک سرویس خارجی اثر قابل توجهی ایجاد کنند. در سیستم فعلی OpenAI، تنظیمی مانند Always ask باعث می‌شود ChatGPT قبل از همه اقدامات App، حتی عملیات خواندن، درخواست تأیید کند؛ گزینه Any changes نیز اجازه می‌دهد اطلاعات خوانده شوند اما قبل از ایجاد تغییر، تأیید کاربر دریافت شود.

استفاده از تأیید انسانی به‌خصوص زمانی اهمیت دارد که Work به حساب‌های واقعی شما متصل باشد. فرض کنید از ChatGPT می‌خواهید ایمیل‌های کاری را بررسی کند و در صورت نیاز پاسخ آماده کند؛ خواندن ایمیل‌ها ممکن است با سطح دسترسی معمول انجام شود، اما ارسال پاسخ یک اقدام بیرونی و برگشت‌پذیری محدودتری دارد. در چنین سناریویی، Ask for approval یک نقطه کنترل ایجاد می‌کند تا قبل از اجرای عملیات، متن، گیرنده و اقدام پیشنهادی را بررسی کنید. OpenAI نیز برای اقدامات مهم یا پرریسک از سازوکارهای تأیید استفاده می‌کند و تأکید دارد که مجوز App تعیین نمی‌کند ChatGPT به چه داده‌هایی دسترسی دارد؛ بلکه فقط زمان درخواست تأیید را کنترل می‌کند.

حالت Approve for me

در Approve for me، ایده اصلی این است که کاربر برای یک دسته از عملیات مشخص، اجازه انجام خودکار را صادر کند تا Work مجبور نباشد برای هر اقدام کم‌خطر دوباره متوقف شود. در مستندات فعلی OpenAI، گزینه‌هایی مانند Allow low-risk actions و Always allow برای Apps وجود دارند؛ گزینه اول اجازه می‌دهد اقدامات کم‌ریسک آینده به‌صورت خودکار تأیید شوند، در حالی که اقدامات پرریسک‌تر همچنان می‌توانند نیازمند تأیید باشند. بنابراین اگر در رابط کاربری خود با عبارت Approve for me مواجه شدید، باید آن را در چارچوب همین مدل «تأیید و ادامه خودکار برای اقدامات مجاز» درک کرد، نه به‌عنوان مجوز نامحدود برای تمام داده‌ها و عملیات.

این حالت برای فرایندهایی مناسب است که تعداد زیادی عملیات مشابه دارند و تأیید تک‌تک آن‌ها کارایی Work را کاهش می‌دهد. برای مثال، اگر یک App فقط باید اطلاعات عمومی یک CRM را بخواند یا فایل‌های غیرحساس را برای تهیه گزارش بررسی کند، می‌توان سطح تأیید را طوری تنظیم کرد که اقدامات کم‌ریسک بدون توقف‌های مکرر انجام شوند. با این حال، بهتر است برای عملیات حساس مانند ارسال پیام، تغییر اطلاعات مشتری، اشتراک‌گذاری فایل یا تغییر تنظیمات حساب، همچنان تأیید انسانی باقی بماند. در Workspaceهای سازمانی، مدیران می‌توانند سیاست‌های مربوط به اقدامات App را نیز کنترل کنند و حتی آن‌ها را به read-only یا مجموعه‌ای از اقدامات مشخص محدود کنند.

حالت Full access

Full access را نباید معادل «دسترسی نامحدود به کل کامپیوتر» دانست. سطح واقعی دسترسی Work به ابزارهایی بستگی دارد که فعال شده‌اند، مجوزهایی که کاربر یا مدیر Workspace داده است و Permissionهای سرویس مقصد. در دسکتاپ، Work می‌تواند در صورت فعال‌بودن Work Local و مجوزهای لازم با فایل‌ها و پوشه‌های محلی کار کند؛ برای Apps نیز دسترسی به داده‌ها و اقدامات تابع اتصال App، مجوز حساب و کنترل‌های Workspace است. بنابراین فعال‌کردن یک سطح دسترسی گسترده‌تر به‌تنهایی نمی‌تواند محدودیت‌های امنیتی یا مجوزهای سرویس مقصد را دور بزند.

اگر Full access را برای یک گردش‌کار فعال می‌کنید، باید قبل از شروع مشخص کنید Agent دقیقاً به چه فایل‌ها، Apps و اقدامات بیرونی نیاز دارد. OpenAI توصیه می‌کند Appهای غیرضروری را غیرفعال کنید، اطلاعات حساس را بدون نیاز در اختیار Agent قرار ندهید و هنگام مشاهده رفتار مشکوک، اجرای Task را متوقف کنید. این احتیاط به‌ویژه در برابر prompt injection اهمیت دارد؛ محتوای یک وب‌سایت، ایمیل یا فایل ممکن است شامل دستورهای مخربی باشد که تلاش می‌کنند Agent را به انجام کاری خارج از هدف اصلی وادار کنند. بنابراین حتی در بالاترین سطح دسترسی، نظارت انسانی و محدودکردن دامنه ابزارها همچنان بخشی مهم از طراحی امن ChatGPT Work برای تیم‌ها محسوب می‌شود.

تفاوت ChatGPT Work و Codex چیست؟

تفاوت ChatGPT Work و Codex در درجه اول به نوع کاری برمی‌گردد که هرکدام برای آن بهینه شده‌اند. طبق مستندات فعلی OpenAI، ChatGPT Work یک Agent برای کارهای طولانی، چندمرحله‌ای و تولید خروجی نهایی است؛ یعنی می‌توانید از آن برای تحقیق، تحلیل اطلاعات، کار با فایل‌ها و ساخت سند، spreadsheet، ارائه، گزارش یا Site استفاده کنید. در مقابل، Codex همچنان محیط تخصصی OpenAI برای توسعه نرم‌افزار و کارهای فنی است و تمرکز آن روی کدنویسی، بررسی و اصلاح Codebase، اجرای دستورات و گردش‌کارهای مهندسی نرم‌افزار قرار دارد. بنابراین اگر هدف شما تحلیل چند گزارش، تهیه یک برنامه کاری یا تولید یک داشبورد است، Work انتخاب طبیعی‌تری است؛ اما برای پیاده‌سازی قابلیت در یک Repository یا رفع خطای نرم‌افزاری، Codex ابزار تخصصی‌تر محسوب می‌شود.

تفاوت ChatGPT و Codex نیز دقیقاً همین تفکیک را در سطح وسیع‌تری نشان می‌دهد. Chat برای پاسخ‌های سریع، پرسش‌وپاسخ، جست‌وجو، ایده‌پردازی و مکالمه روزمره طراحی شده، Work برای اجرای وظایف عامل‌محور و چندمرحله‌ای و Codex برای توسعه نرم‌افزار و کارهای فنی. در اپلیکیشن دسکتاپ، این تجربه‌ها از هم تفکیک شده‌اند و تاریخچه Codex نیز جدا از تاریخچه ChatGPT باقی می‌ماند. نکته مهم این است که Work و Codex کاملاً بی‌ارتباط نیستند؛ هر دو می‌توانند از مدل‌های GPT-5.6 و ابزارهای عامل‌محور استفاده کنند، اما نوع Workflow، ابزارها و هدف نهایی آن‌ها متفاوت است.

مدل‌های هوش مصنوعی در ChatGPT Work؛ از GPT-5.6 تا Sol، Terra و Luna

در حال حاضر خانواده GPT-5.6 ستون اصلی مدل‌های مورد استفاده در ChatGPT Work است و OpenAI سه سطح اصلی GPT-5.6 Sol، GPT-5.6 Terra و GPT-5.6 Luna را برای این خانواده معرفی کرده است. Sol مدل پرچم‌دار و مناسب کارهای پیچیده‌تر است، Terra تعادلی میان توانایی، سرعت و هزینه ایجاد می‌کند و Luna سریع‌ترین و کم‌هزینه‌ترین عضو این خانواده محسوب می‌شود. طبق مستندات رسمی، در ChatGPT Work برای کاربران Plus، Pro، Business و Enterprise هر سه مدل Sol، Terra و Luna در دسترس قرار گرفته‌اند؛ در حالی که Free و Go در Work به Terra دسترسی دارند. همچنین مدل‌های Terra و Luna در گفت‌وگوی استاندارد ChatGPT به‌صورت مستقیم قابل انتخاب نیستند و حضور آن‌ها بیشتر در Work و Codex دیده می‌شود.

تفاوت این مدل‌ها فقط نام‌گذاری نیست و برای انتخاب مدل در یک Workflow واقعی باید پیچیدگی کار را در نظر گرفت. GPT-5.6 Sol برای کارهای دشوار، استدلال عمیق، تحقیق، استفاده از کامپیوتر و وظایف طولانی مناسب‌تر است؛ Terra برای کارهای عمومی‌تر که به تعادل میان سرعت و کیفیت نیاز دارند گزینه مناسبی است؛ و Luna زمانی منطقی‌تر است که سرعت و هزینه اهمیت بیشتری داشته باشد. OpenAI اعلام کرده GPT-5.6 می‌تواند برنامه‌های سبک بنویسد و اجرا کند تا ابزارها را هماهنگ کند، نتایج میانی را پردازش کند، پیشرفت کار را پایش کند و در طول اجرا درباره مرحله بعد تصمیم بگیرد؛ همین قابلیت‌ها نقش مدل را در یک Agent مانند Work بسیار مهم‌تر از یک چت‌بات صرفاً پاسخ‌گو می‌کند.

ChatGPT Work برای چه افرادی و تیم‌هایی مناسب است؟

ChatGPT Work برای تیم‌ها و افرادی مناسب است که با پروژه‌های چندمرحله‌ای، حجم زیادی از اطلاعات و وظایف تکرارشونده سروکار دارند و می‌خواهند بخشی از اجرای کار را به یک Agent بسپارند. طبق معرفی رسمی OpenAI، Work می‌تواند اطلاعات را از فایل‌ها و ابزارهای متصل جمع‌آوری کند، برنامه انجام کار را مشخص کند و در نهایت خروجی‌هایی مانند سند، spreadsheet، ارائه، گزارش و Site تولید کند. به همین دلیل، تیم‌های بازاریابی، فروش، عملیات، تحلیل داده، مالی و حتی مهندسی می‌توانند از آن برای کاهش کارهای دستی استفاده کنند. OpenAI همچنین برای Work سناریوهایی مانند تهیه گزارش‌های دوره‌ای، تحلیل داده‌های عملیاتی، جمع‌آوری اطلاعات پروژه و آماده‌سازی خروجی‌های مدیریتی را معرفی کرده است.

برای سازمان‌های بزرگ‌تر، ارزش Work زمانی بیشتر می‌شود که چند کاربر از یک مجموعه ابزار، اطلاعات و Workflow مشترک استفاده کنند. در ChatGPT Business، اعضای تیم در یک Workspace مشترک فعالیت می‌کنند و مدیران می‌توانند کاربران، نقش‌ها و دسترسی‌ها را مدیریت کنند؛ در Enterprise و Edu نیز کنترل‌های سازمانی گسترده‌تری برای مدیریت اعضا، نقش‌ها و دسترسی‌ها وجود دارد. علاوه بر خود Work، Workspace Agents می‌توانند برای Workflowهای تکرارشونده ساخته شوند، با ابزارهای سازمانی ارتباط برقرار کنند، با تیم به اشتراک گذاشته شوند و طبق زمان‌بندی اجرا شوند. بنابراین ایجنت هوش مصنوعی در این محیط صرفاً یک چت‌بات نیست؛ می‌تواند بخشی از یک فرایند کاری واقعی را با کنترل و نظارت سازمانی بر عهده بگیرد.

بیشتر بخوانید: حفظ باتری گوشی در بحران قطعی برق + ۲۰ راهکار کاربردی

جمع‌بندی آموزش ChatGPT Work

در این آموزش ChatGPT Work دیدیم که Work را باید به‌عنوان یک محیط عامل‌محور برای انجام کارهای طولانی و چندمرحله‌ای در نظر گرفت، نه صرفاً نسخه‌ای پیشرفته‌تر از چت معمولی. OpenAI، Work را برای تحقیق، تحلیل اطلاعات و تولید خروجی‌های نهایی مانند سند، spreadsheet، ارائه، گزارش و Site معرفی می‌کند؛ در حالی که Chat برای مکالمات سریع و Codex برای توسعه نرم‌افزار و کارهای فنی تخصصی شده است. Work همچنین می‌تواند با فایل‌ها و ابزارهای کاری شما تعامل داشته باشد و یک پروژه را برای مدت طولانی دنبال کند؛ به همین دلیل، مفهوم هوش مصنوعی عامل‌محور و AI Agent در این محیط اهمیت زیادی دارد.

برای استفاده حرفه‌ای از قابلیت‌های Work، بهتر است ابتدا یک Project با هدف مشخص بسازید، فایل‌ها و دستورالعمل‌های مرتبط را در اختیار آن قرار دهید و سپس وظایف را به مراحل قابل اندازه‌گیری تقسیم کنید. در مرحله بعد می‌توانید از Skills برای استانداردسازی Workflowهای تکراری، Apps برای اتصال به سرویس‌های کاری و Scheduled Tasks برای اجرای وظایف برنامه‌ریزی‌شده استفاده کنید. در چنین ساختاری، اتوماسیون با ChatGPT Work دیگر به تولید متن محدود نمی‌شود و می‌تواند بخشی از فرایند واقعی تولید محتوا، تحلیل داده، مدیریت اسناد، تحقیق و گزارش‌سازی را پوشش دهد؛ البته میزان دسترسی، مدل‌های قابل استفاده و ابزارهای فعال همچنان به پلن و تنظیمات Workspace وابسته است.

سوالات متداول درباره ChatGPT Work