مثل حرفه ای ها از جیمیل استفاده کنید

نوار جستجو در Gmail ، قابلیت هایی را برای کاربران فراهم کرده است که با استفاده از آن ها می توان به سادگی به ایمیل های گم شده دست پیدا کرد.

به گزارش تکناک، بسته به اینکه چقدر در پیگیری ایمیل ها حوصله دارید، این احتمال وجود دارد که صندوق ورودی شما با ایمیل های مهم و یا بی اهمیت پر شود. دانستن روش جستجو در ایمیل باکس، می تواند به شما کمک کند تا صندوق ایمیل های خود را همواره مدیریت کنید.

برای بهبود کارایی و کاربردی بودن نوار جستجو در Gmail، باید آن را به شکلی جامع طراحی کرد. با توجه به اینکه ایمیل‌ها به عنوان بخشی اساسی از اطلاع‌رسانی روزانه ما شناخته می‌شوند، امکان جستجو در آن‌ها، بسیار مهم است. محدود کردن محدوده جستجوی ایمیل به یک بخش خاص، می‌تواند به شما کمک کند تا با سرعت و دقت بیشتری به اطلاعات مورد نظر دسترسی پیدا کنید. در این گزارش، هر کدام از این موارد، مختصرا بررسی شده است.

چگونه به کمک فیلترها جستجوی خود را انجام دهیم؟

نوار جستجو  Gmail برای اندروید و iOS، از چندین فیلتر مختلف استفاده می کند. هر کدام از این فیلترها برای تعیین هر چیزی، از ارسال ایمیل گرفته تا اینکه آیا این ایمیل حاوی پیوست است یا خیر، کار می کند.

برچسب ها

برچسب ها دو نوع هستند. اولین نوع برای انتخاب دسته‌هایی از جمله ستاره‌دار، به تعویق افتاده، مهم و ارسال‌شده است که گوگل برای شما گردآوری کرده است. نوع دوم شامل مجموعه ای از برچسب هایی می شود که شما برای خودتان درست می کنید.

شما می‌توانید انواع برچسب‌ها را ترکیب و با یکدیگر مطابقت دهید، که اگر کاملاً مطمئن نیستید که ایمیل مورد نظر به کجا رسیده است، این کار می‌تواند موثر باشد.

از کجا و به کجا

اطلاعات مربوط به فرستنده و گیرنده ایمیل، به دو شکل متمایز در ایمیل نمایش داده می‌شود. اطلاعات فرستنده ایمیل در بخش “از کجا” قابل مشاهده است و اطلاعات گیرنده ایمیل در بخش “به کجا” نمایش داده می‌شود. این دو شناسه در بیشتر موارد به طور همزمان مورد استفاده قرار نمی‌گیرند.

گوگل نیز، به کاربران خود فهرستی از مخاطبین و پیشنهاداتی بر اساس افرادی که به تازگی به آن‌ها ایمیل ارسال کرده‌اید، ارائه می‌کند.

در صورتی که فهرست مخاطبین کاربر بسیار بزرگ باشد، می‌توان با جستجوی نام، آدرس ایمیل و یا شرکت، به راحتی به مخاطب مورد نظر  در Gmail دسترسی پیدا کرد. همچنین کاربران می‌توانند چندین مخاطب را به لیست جستجوی خود اضافه کنند تا به سرعت به ایمیل‌های آن‌ها دسترسی پیدا کنند.

پیوست

پیوست یا ضمیمه یکی از مفیدترین فیلترها در این فهرست است. شما با استفاده از این گزینه می توانید ایمیل ها را بر اساس نوع فایلی که شامل شده است، جدا کنید. به عنوان مثال، فرض کنید به دنبال اسناد مالیاتی هستید. نوشتن کلمه مالیات به شما کمک می کند تا در سریع ترین زمان ممکن ایمیلی که شامل آن است را پیدا کنید.

شما می توانید تعیین کنید که در حال جستجوی چه سندی در Gmail  هستید یا اگر می دانید که چه چیزی در مشخصات ایمیل وجود دارد، بین موارد خاص یک گزینه را انتخاب کنید.

تاریخ

تاریخ یکی دیگر از فیلترهای مهم است. ما اغلب می‌توانیم تشخیص دهیم که چه زمانی ایمیل ارسال یا دریافت شده است، حتی اگر یک سال یا شش ماه پیش باشد. دانستن این موضوع می تواند به Gmail کمک کند تا جستجو را به یک محدوده زمانی کلی محدود کند.

اگر تاریخ خاصی مشخص باشد، شما می توانید محدوده زمانی مورد نظر خود را انتخاب کنید.

خوانده نشده

می توان از این فیلتر برای پاک کردن پیام های بی اهمیت استفاده کرد. از طرف دیگر، اگر بدانید ایمیلی هرگز باز نشده است یا اگر آن را به عنوان خوانده نشده علامت زده باشید تا بعداً آن را پیدا کنید، این ویژگی می تواند کاربردی باشد.

استفاده از اپراتورهای جستجو

در صورت استفاده از نسخه وب Gmail، می‌توانید با اپراتورهای جستجو نیز آشنا شوید. این اپراتورها دقیقاً همان فیلترهایی هستند که قبلاً توضیح داده شد، با این تفاوت که برای استفاده از آنها، باید یک پارامتر را همراه با یک دونقطه و سپس معیار جستجوی خود وارد کنید. شما با استفاده از این اپراتورها، می‌توانید به سرعت و با دقت بیشتری به ایمیل‌ها و پیام‌های خود دسترسی پیدا و آنها را مدیریت کنید.

برای مثال، یکی از اپراتورهای رایج در جستجو در Gmail، “in:sent” است که مشخص می کند که معیارهای جستجوی شما باید فقط برای ایمیل‌های ارسال شده باشد. همچنین، تعداد زیادی از پارامترهای دیگر نیز وجود دارند که می‌توانید از آن‌ها استفاده کنید. این پارامترها بیشتر از فیلترهای پیش‌فرض عمل می‌کنند و می‌توانند جستجوهای پیچیده‌تری را انجام دهند. گوگل فهرست جامعی از اپراتورهای جستجو در Gmail در اختیار کاربران قرار داده است. در زیر چند نمونه از این اپراتورها آمده است:

• :to
• :from
• :label
• :cc
• :bcc

جستجو در Gmail:

هنگامی که درک واضحی از عملکرد هر پارامتر داشته باشید، جستجوی ایمیل ها در برنامه Gmail بسیار آسان تر خواهد بود.

1. جیمیل را باز کنید.
2. روی نوار جستجو Gmail ضربه بزنید.
3. فیلترهای خود را تنظیم و یکی از آن ها را انتخاب کنید.
4. معیارهای جستجوی خود را وارد کرده و Enter را بزنید.

اگر بلافاصله ایمیل خود را پیدا نکردید، با تغییر برخی تنظیمات، دوباره امتحان کنید. فیلترهای Gmail تا زمانی که جزییات را در مورد ایمیل مورد نظر خود بدانید، خیلی راحت می توانند به شما کمک کنند.