چقدر زمان و انرژی برای جابجایی بین برنامه ها تلف می‌شود؟

کاربران زمان زیادی را صرف جابجایی بین برنامه های کاربردی و وب‌سایت‌ها برای انجام کارهای خود می‌کنند.اما واقعاً چند بار این کار را انجام می دهند و واقعاً چقدر زمان می برد؟

به گزارش تک ناک، نویسندگان 20 تیم و در مجموع 137 کاربر را در سه شرکت به مدت پنج هفته مورد مطالعه قرار دادند. آنها دریافتند که کاربران  تقریباً 1200 بار در روز بین برنامه ها جابجا می‌شوند، که جمعاً به کمتر از چهار ساعت در هفته می‌رسد یعنی تقریباً 9 درصد از زمان حضور آنها در محل کار.

در حالی که بسیاری از شرکت‌ها ممکن است این را به‌عنوان هزینه انجام کسب‌وکار در یک محیط دیجیتالی بدانند، اما دراغلب  موارد این یک انتخاب فعال است که شرکت‌ها و مدیران در مورد نحوه انجام کار و برنامه‌هایی که برای انجام آن استفاده می‌شوند انجام می‌دهند.

مدیران باید بدانند که صرف اضافه کردن افراد برای پوشش فرآیندهای بد کاری، مشکل را حل نمی‌کند، برای حل این مشکل آنها باید  دنبال مکان‌هایی باشند که طراحی کار بیشترین اصطکاک را ایجاد می‌کند و بار کاری افراد را دوباره متعادل کند. رهبران باید هزینه دستیابی یا ساختن راه‌حل‌های نرم‌افزاری بهتر را توجیه کنند، بر تجربه کاربر تمرکز کنند و بر نمودار کاری سرمایه‌گذاری کنند تا مسیر کار  کارکنان خود را بهتر درک کنند.

فکر می کنید چند بار در طول روز بین برنامه ها جابه جا می شوید؟ برای کارگران دیجیتال، پرش بین برنامه ها به بخشی اجتناب ناپذیر از کار تبدیل شده است. برای آنها  فشردن کلید های  Alt-Tab به اندازه نفس کشیدن طبیعی است.

درک این مسئله که  چگونه به اینجا رسیدیم سخت نیست. همانطور که نیازهای کسب و کار تکامل می یابد، برنامه های کاربردی جدیدی برای رفع آنها ساخته  می شوند و مدیران ارشد فناوری اطلاعات تلاش می کنند  تا برنامه های قدیمی را بازنشسته کرده و تعداد آنها را کاهش دهند. در سازمان‌های بزرگ، ممکن است  هزاران برنامه کاربردی وجود داشته باشد و سازمان‌های کوچک‌تر اگر هزاران برنامه نداشته باشند ولی معمولاً ده‌ها یا صدها برنامه دارند. در نتیجه، کارمندان روزهای خود را دائماً در حال تغییر از یک برنامه به برنامه دیگر می گذرانند.

مثالی از یک سازمان کالاهای مصرفی Fortune 500 را در نظر بگیرید که  برای نوشتن این مقاله مورد بررسی قرار گرفته است. برای اجرای یک تراکنش زنجیره تامین، هر فرد درگیر حدود 350 بار بین 22 برنامه مختلف و وب سایت  منحصر به فرد جابجا شد. این یعنی در طول یک روز متوسط،  یک کارمند تنها بیش از 3600 بار بین برنامه‌ها و پنجره های مختلف برنامه جابه‌جا می‌شود. این تعداد جابجایی بین برنامه ها خیلی زیاد است.

این نوع جابجایی اغلب صرفاً به عنوان نحوه کار ما در حال حاضر نادیده گرفته می‌شود و باعث اتلاف وقت، تلاش و تمرکز می‌شود. با این حال، این روندها احتمالاً در دنیای کار دیجیتالی و از راه دور به طور فزاینده ادامه پیدا می کند یا بدتر خواهند شد.

هزینه این روش کار ممکن است بالاتر از آن چیزی باشد که شرکتها  تخمین می زنند واگر بتوانند آن را تشخیص دهند، ممکن است روش بهتری برای  کار کردن در نظر بگیرند.

مالیات تعویض

زمانی که کاربر از یک برنامه به برنامه دیگر سوئیچ می‌کند، صرفاً به جز فشار فیزیکی کلیدها برای جابه‌جایی، هزینه‌ای برای تلاش ندارد حتی اگر فقط به آن نگاه کنند. به عنوان مثال، وقتی از یک ایمیل به صفحه گسترده جابجا می‌شوید،بین  دو رابط کاربری ، با طراحی  و هدف بسیار متفاوت جابجا شده اید. قبل از اینکه برای انجام کاری که برای انجام دادن آن بین برنامه ها جابجایی داده اید آماده شوید، کمی طول می کشد تا سریعاً با صفحه گسترده سازگار شوید.

این سازگاری  مجدد عوارضی به همراه دارد. روان‌شناسی و علوم اعصاب نشان داده‌اند که پرش بین وظایف  که به آن «تغییر زمینه» نیز گفته می‌شود از نظر شناختی مضر است. ما متوجه شدیم که حتی جابجایی یا جابجایی بین دو برنامه معادل تغییر زمینه است. جابجایی بیش از حد باعث افزایش تولید کورتیزول (هورمون استرس اولیه) در مغز می شود، سرعت ما را کند می کند و تمرکز را سخت تر می کند.

با استفاده از یک نمودار کاری – بخشی از نرم‌افزاری که نحوه تعامل تیم‌ها با برنامه‌ها برای انجام کارشان را نشان می‌دهد – یک اندازه‌گیری اولیه از هزینه تلاش شناختی جابجایی بین برنامه ها انجام شد. برای انجام این کار، 20 تیم و در مجموع 137 کاربر، در سه شرکت تا پنج هفته، برای مجموعه داده های 3200 روز کار مورد مطالعه قرار گرفت. اکثر این تیم ها در مشاغل میانی یا در امور مالی، منابع انسانی، زنجیره تامین، استخدام، مدیریت موجودی و موارد مشابه کار می کردند. با نگاهی به این داده‌ها، زمان اضافی برای درگیری با کار بعد از جابجایی بین برنامه اندازه گیری شد. با این مطالعه مشخص شد چه مدت طول کشید تا کارکنان ذهنشان را جهت‌دهی مجدد کنند و بفهمند که چه کاری باید انجام دهند.

در این مطالعه مشخص شد به طور متوسط زمان یک سوئیچ کمی بیش از دو ثانیه است و کاربر متوسط تقریباً 1200 بار در روز بین برنامه ها و وب سایت های مختلف جابجا می شود. این بدان معناست که افراد در این مشاغل فقط کمتر از چهار ساعت در هفته را صرف تغییر جهت خود پس از تغییر روی یک برنامه جدید می کنند. در طول یک سال، پنج هفته کاری یا 9درصد از زمان سالانه آنها در محل کار جمع می شود.

هزینه انجام کسب و کار

آیا این واقعاً یک مشکل است یا فقط هزینه انجام تجارت بر بستر دیجیتال است؟ برای روشن کردن این موضوع،  زمان صرف شده بین دو جابجایی  متوالی اندازه‌گیری شد.

مشخص شد که پس از 65درصد سوئیچ ها، کاربران کمتر از 11 ثانیه بعد به یک برنامه دیگر تغییر مکان دادند. نتیجه این است که از کاربران خواسته می‌شود که دائماً تمرکز مجدد داشته باشند و دامنه توجه آن‌ها تکه تکه شده که منجر به تحلیل رفتن آنها می‌شود.

این حالت حواس پرتی معمولاً به دلیل طراحی ضعیف سیستم  کار و تعداد زیادی از برنامه ها رخ می دهد. اساساً  این نحوه کار خود حواس پرتی است.

برای اکثر کارمندان، راه حال جایگزین روشنی برای جابجایی پینگ پنگی بین اسناد، وب‌سایت‌ها و برنامه‌ها وجود ندارد آنها فکر می کنند این جابجایی ها  فقط نحوه انجام کار است. بیشتر برنامه‌های کاربردی سازمانی قابلیت اتصال به یکدیگر را ندارند، به این معنی که افراد در نقش‌های صندلی گردان عمل می‌کنند، داده‌ها را از چندین برنامه کاربردی جستجو و تبدیل می‌کنند و سپس داده‌ها را به سیستم‌های دیگر ارسال می‌کنند.

بخش قابل توجهی از کار آنها این است که به عنوان چسب بین برنامه های کاربردی متفاوت عمل کنند. این یک الگوی رایج کار تقریباً در هر سازمانی در جهان است، صرف نظر از نو ع صنعت یا اندازه آن. فرآیندها و وظایفی که افراد اجرا می‌کنند به گونه‌ای طراحی شده‌اند که کاربردهای متعددی را در بر می‌گیرند و از این رو ماهیت کار امروزه به چنین تغییرات مداومی نیاز دارد.

اما شرایط لازم نیست این طور باشد. مدیران و رهبران می توانند و باید برای بهبود این وضعیت اقدام کنند.

آنچه مدیران می توانند انجام دهند

به طور قطع نمیتوان گفت همه این جابجایی بین برنامه مضر  هستند. ساختن یک برنامه سازمانی فراگیر نه به صرف است نه قابل اجرا. اما مدیران می توانند از این یافته ها چندین درس مهم بگیرند.

یک روش برای یافتن اصطکاک بالای کاری ، یافتن تیم هایی است که با چندین برنامه کار می کنند. برای چنین تیم هایی سرمایه گذاری در بهبود شیوه انجام کار و کاهش نقش  برنامه در اجرا، تجربه کاری آنها را ساده می کند.

بارهای کاری را مجدداً متعادل کنید

افرادی که مشغول به کاری هستند  که در آن به طور مداوم بین برنامه ها جابجا می شوند، احتمالاً خسته و حواس پرت می شوند. از این رو، آنها به احتمال زیاد کاندیدای فرسودگی یا عدم درگیر شدن با کار هستند. هیچ‌کس واقعاً شغلی را نمی‌خواهد که در آن تمام کاری که در طول روز انجام می‌دهد فقط جابه‌جایی مکرر بین برنامه‌های متفاوت باشد. توازن بار کاری  چنین الگوهای کاری را در سراسر تیم در نظر بگیرید.

آنچه رهبران می توانند انجام دهند

اعضای C-suite حتی قدرت بیشتری برای ایجاد تغییر دارند. برای آنها مهم است که بدانند کارمندان را دیگر نمی‌توان مجموعه یکسان  و به تعداد معدودی از شخصیت‌های کارمندی در نظر گرفت . در عوض، طراحی برنامه‌های کاربردی مدرن را برای همه کاربران سازمان به جای تنها چند کاربر قدرتمند شخصی  سازی کنید.

به طور مشخص در هر مرحله از توسعه نرم‌افزار، نسخه‌هایی را با کاربران واقعی (به‌جای تعداد کمی از کاربران قدرتمند نامزد شده) تأیید کنید. برای مثال، یک زنجیره داروخانه خرده‌فروشی سیستم اصلی مین فریم(یک رایانه مدل قدیمی) داروخانه را با سیستمی مبتنی بر وب جایگزین کرد.آنها متوجه شدند که اکثر داروسازان پرمشغله آنها به اندازه‌ای به رابط کاربری و زمان پاسخ مین‌فریم عادت کرده بودند که رابط کاربری تحت وب  واضح تر برای آنها اصلا اهمیتی نداشت بلکه سرعت و قابلیت اطمینان برای آنها بسیارمهمتر بود.

با محوریت کاربر و تجربه کاربر پیش بروید

برنامه‌های کاربردی ایده‌آل به گونه‌ای طراحی شده‌اند که یکپارچه باشند، کاربران را به تمرکز تشویق کنند، و مزاحمت‌های دیجیتالی را به حداقل برسانند. برای طراحی چنین برنامه‌هایی، تیم‌های تمرکز کاربر (UC) و تجربه کاربر (UX) را برای رهبری طراحی فرآیندها و سیستم‌های جدید و گنجاندن تعداد زیادی از شخصیت‌های کاربر در مقابل تعداد معدودی در فرآیند طراحی خود به کار بگیرید.

شرکت‌های برند میلیون‌ها دلار سرمایه‌گذاری می‌کنند تا سفرهای طولی مشتریان و نمودارهای رفتار مشتریان  را با میلیون‌ها نقطه داده خاص در مورد نحوه عملکرد، تعامل مشتریان  در کانال‌ها، برنامه‌ها و محیط‌های فیزیکی ترسیم کنند. آنها سپس صدها میلیون دلار را صرف ارسال پیام‌ها و تعاملات مناسب می‌کنند و برای یک تجربه خرید بی‌نظیر به مشتری تلنگر می زنند.

رهبران شرکت ها نیز می توانند از آنها بیاموزند که همین کار را برای کارکنان  خود یعنی مولدترین دارایی که دارند  انجام دهند. هر کارمند میلیون ها نقطه تماس دارد و سزاوار شخصی سازی و توجه یکسان است.

ما فوراً نیاز داریم تا طول مسیر کارمندان را برای همه شرکت‌ها ترسیم کنیم .این  نمودار کاری بینش‌های منحصر به فرد را باز می‌کند و امکان حل مداوم مشکلات دیجیتالی را فراهم می‌کند.

نارایانا مورتی، بنیانگذار Infosys، یک بار گفت: دارایی‌های ما بعد از ظهرها از در خارج می‌شوند. ما باید مطمئن شویم که آنها صبح روز بعد برمی گردند.

در عصر فرسایش بالا، برای رهبران حیاتی است که به همان اندازه که نگران رشد، تجربه مشتری و سود هستند، بهبود تجربه کارکنان را نیز در اولویت قرار دهند. تغییر مالیات نمونه ای برای نیاز به همدلی در مورد نحوه تجربه افراد از کار است. چنین همدلی، با پشتوانه داده‌های نمودار کاری، احتمالاً مقیاس‌پذیر است و بهترین گزینه برای بازگشت مهم‌ترین دارایی‌ها در صبح روز بعد است.