میانگین هفته کاری خود را در نظر بگیرید. چند درصد از وظایف روزانه شما با شغل تان مطابقت دارد؟
به گزارش تکناک، اگر مانند اکثر افراد موفق هستید، به احتمال زیاد در طول زمان مسئولیت های زیادی را خارج از حوزه اصلی کاری خود بر عهده گرفته اید. اما این تعهدات جدید چقدر به پیشرفت حرفه ای شما کمک می‌کنند و در مقابل چقدر موجب خستگی شما می‌شوند؟
در پی استعفای بزرگ و بی سر و صدا و اخراج های عمده، از بسیاری از متخصصان خواسته می‌شود تا با امکانات کم کار بیشتری ارائه دهند. هنگامی که سازمان ها کمبود نیروی کار داشته باشند، حجم کار معمولاً بین اعضای تیم باقی مانده توزیع می‌شود. در حالی که افزایش دامنه وظایف می‌تواند به طور موقت تعهد و عملکرد فردی را افزایش دهد، در دراز مدت می‌تواند منجر به فرسودگی شغلی شود و به دستاورد های سازمان آسیب برساند.
مجریان برتر، هدف اصلی برای درخواست‌های اضافه بر سازمان هستند. آنها نه تنها از یک چالش و فرصت برای رشد لذت می‌برند، بلکه طبق تجربه بخاطر عملکرد بالاتر از حد انتظار، انگیزه می‌گیرند.
آیرین را در نظر بگیرید، مدیر پروژه ای که اخیراً شمار اعضای تیمش 15 درصد کاهش یافته است. آیرین مهربان، سخاوتمند و وفادار (گاهی اوقات به اشتباه)، می‌خواست مانند یک عضو مفید برای تیم به نظر برسد و استرس رئیسش را در این لحظه بحرانی کاهش دهد. او داوطلب شد تا سه ابتکار اصلی را ظرف 48 ساعت پس از ترک پست همکارانش انجام دهد و ظرفیت بالای خود را به نمایش بگذارد. آیرین به زودی متوجه شد که در محل کار زندگی می‌کند و هر روز را با ابری از ترس بر سرش می‌گذراند و نمی‌تواند به خود، خانواده یا دوستانش زمانی اختصاص دهد.
در حالی که معمولاً هیچ مشکلی برای کمک به سازمان یا تیم شما در زمان کمبود نیرو وجود ندارد، اما باید مطمئن شوید که به دلایل درست بله می‌گویید. اگر شما فردی هستید که مانند آیرین تمایل دارد با هر درخواست اضافی که برایش پیش می‌آید موافقت کند، لازم است از نحوه ارزیابی مناسب برای عقب نشینی و طریقه انجام این کار با متانت و با رفتار حرفه ای، آگاه باشید.
وقتی مسئولیت های شغلی اصلی شما آسیب می بینند نه بگویید
فرض کنید در تیم تولید کار می‌کنید، اما از شما خواسته شده در بازاریابی کمک کنید. ممکن است به زودی متوجه شوید که زمان زیادی را صرف بررسی مطالب تبلیغاتی می‌کنید و مسئولیت‌های شغلی اصلی شما ( چیزهایی مانند تحقیقات یا استراتژی مصرف‌کننده ) آسیب می‌بینند.
به گزارش تکناک، اگر یک تکلیف از مسئولیت های اصلی شما می‌کاهد یا توانایی شما را برای ارائه مداوم کار با کیفیت بالا، بدون هیچ گونه پیشرفت قابل توجهی از نظر یادگیری یا کسب مهارت به خطر می‌اندازد، بهتر است آن را رد کنید و روی آنچه از قبل در حیطه وظایف شما بوده است تمرکز کنید.
از گفتن «متاسفم، این در شرح وظایف شغل من نیست» خودداری کنید. یک رویکرد بهتر این است که از یک استراتژی به نام حساب رابطه ای استفاده کنید، یا توضیح دهید که چرا امتناع شما به نفع همه‌ی اعضا است. به زبان ساده، این بدان معناست که شما می‌گویید “اگر به شما کمک می‌کردم، دیگران را ناامید می‌کردم.” یا به طور دقیق تر “من نمی‌توانم در پروژه شما عملکرد خوبی داشته باشم، و کار دیگر من آسیب می‌بیند.” تحقیقات نشان می‌دهد که این استراتژی می‌تواند به شما کمک کند که دلسوز و وظیفه‌شناس دیده شوید. به عنوان مثال، ممکن است نظر خود را اینگونه بیان کنید: «باید بگویم نه، زیرا اگر زمانی را به فعالیت های بازاریابی اختصاص دهم، چندین تاریخ کلیدی عرضه محصول را از دست می‌دهیم و اهداف درآمدی ما آسیب می‌بینند.»
وقتی کار مربوط به شخص دیگری است نه بگویید
به گزارش تکناک، در عصری با تیم‌های ماتریسی‌شده و جریان‌های کاری بسیار مشارکتی، به راحتی می‌توانید در انجام کارهایی که شغل شما نیست، غرق شوید، مانند نماینده فروش که خود را درگیر تماس‌های خدمات مشتری می‌بیند. آیرین، مدیر پروژه که داستانش را قبلاً به اشتراک گذاشتیم، متوجه شد که خودش را به حل مسائلی کشانده است که مدیر عملیات آنها باید بر آن نظارت می‌کرد. او برای یافتن یک سازش قابل اجرا به رئیس خود نزدیک شد و توضیح داد: این امکان برای من وجود ندارد که به انجام این وظایف عملیاتی ادامه دهم و این در حیطه اختیارات من نیست. ادامه این کار فقط باعث سردرگمی می‌شود. من خوشحالم که مستندات دقیق را جمع آوری می‌کنم تا تیم عملیات بتواند مسئولیت را بر عهده بگیرد.
اگر انجام کار اضافی برایتان مهم نیست یا احساس می‌کنید که به نحو مفیدی به رشد شما کمک می‌کند، به وضوح تعیین کنید که انتظار دارید مسئولیت جدید چه نتیجه‌ای در پی داشته باشد، مانند تکالیف بهتر در آینده، حرکت به سمت ترفیع، یا ذکر شدن آن در جلسه هیئت مدیره. یک تعدیل پاداش را در نظر بگیرید که منعکس کننده‌ی ارزش افزوده شما باشد. می‌توانید بگویید، «در شش ماه گذشته، من مسئولیت‌های A، B و C را بر عهده گرفته‌ام. بهترین راه برای اطمینان از اینکه پاداش من متناسب با دامنه افزایش‌یافته من است چیست؟»
وقتی هیچ استراتژی خروج روشنی وجود ندارد نه بگویید
فقط زمانی مسئولیت‌های اضافی را بر عهده بگیرید که دامنه کامل آن چیزی را که درگیرتان می کند را ، درک کنید. شما می‌خواهید از ارتباط نادرست در این مسیر جلوگیری کنید اما نمی‌خواهید که شبیه به یک بحث بی پایان باشد. شاید رئیستان از شما بخواهد در یک ابتکار جدید شرکت کنید. جزئیات را دریافت کنید. چه مدت در پروژه مورد نیاز خواهید بود؟ انتظار می‌رود در چه جلساتی شرکت کنید؟
اگر پس از دریافت شفافیت، تشخیص دادید که شرایط مناسب نیست می‌توانید با سپاسگزاری شروع کنید و بگویید: از شما برای این فرصت متشکرم. پروژه جالبی به نظر می‌رسد، اما با علم بر اینکه ظرفیت یا منابع در دسترس برای این هدف را نخواهم داشت، قبول این پروژه برای من به دور از درستکاری است.
همچنین ممکن است پیشنهاد کمک در ابعاد کوچکتر را مطرح کنید. آیا برای کمک به اثبات اهل عمل بودن خود می‌توانید در جلسات شرکت کنید یا با مشورت در مورد پیش نویس طرح تجاری موافقت کنید؟
وقتی درخواست غیرمنطقی است نه بگویید
شاید رهبری ارشد یک طرح تجاری از صفر را در عرض دو روز کاری درخواست کرده باشد. شما می‌دانید که این امکان پذیر نیست، اما چه کار می‌کنید؟ یک نه مثبت را امتحان کنید، که به شما امکان می‌دهد از وقت خود محافظت کنید و در عین حال رابطه را حفظ کنید. در پاسخ به درخواست رهبری ارشد، می‌توانید توضیح دهید که در زمان تعیین شده چه کاری “می‌توانید” انجام دهید. به عنوان مثال: «امکان ارائه کل گزارش تا بعدازظهر جمعه وجود ندارد. کاری که می‌توانم انجام دهم این است که پیش نویس اول بخش یک را آماده کنم. چطور است؟» یا، ممکن است پیشنهاد دهید تا جدول زمانی را تنظیم کنید و چیزی شبیه این بگویید: «این کار مهمی است وآماده کردن آن برای جمعه ممکن نیست، اما می‌توانم تا دوشنبه بعدازظهر همه چیز را برای شما انجام دهم.»
شاید شما پیشنها دهید که فردی را برای کمک یا پیمانکاری را برای استخدام، به یک همکار معرفی کنید. ممکن است اینگونه به نظر برسد: «این در حیطه تخصص من نیست، اما نام یکی از همکارانی که پیشنهاد می‌کنم با او کار کنید را برای شما ایمیل می‌کنم.”
شما نمی‌توانید به همه چیز نه بگویید، اما نه گفتن به دلایل درست می‌تواند به شما کمک کند اعتماد به نفس و قدرت بیشتری داشته باشید.
